- Checklist concluido
- Checklist en proceso
- Checklist en análisis
- Checklist aprobado
- Checklist reprobado
- Checklist reabierto
- Checklist eliminado
- Preguntas Frecuentes (FAQ)
En este artículo, detallamos todos los comportamientos y requerimientos para el envío de correos electrónicos de notificación relacionados a checklists.
Checklist concluido
Regla básica
Agrega a los destinatarios los correos electrónicos de usuarios activos que cumplen con todas las siguientes reglas:
- Notificación "Checklists > Concluidos" activa;
- Tiene vínculo con la unidad del checklist aplicado;
- Tiene el vínculo "E-mail" con el checklist aplicado;
- Tiene vínculo con uno o más de los departamentos del checklist aplicado (en caso de que la empresa tenga el módulo de Departamentos)
Correos electrónicos en copia
Agrega a los destinatarios los correos electrónicos registrados en la pantalla de "Compartir" de la evaluación.
Correos electrónicos de la unidad
Enviado en casos de checklists con la opción "Notificación" > "¿La unidad recibe un correo electrónico de este checklist?" activa.
Correo electrónico del aplicador
Se envía si el checklist tiene la opción "Notificación" > "¿El usuario recibe correos electrónicos de los checklists aplicados por él?" activa.
Correo electrónico a partir de la Clasificación del checklist
Agrega a la lista de destinatarios los correos electrónicos de usuarios que cumplen con todas las siguientes reglas:
- Tiene correo electrónico registrado en la clasificación, para checklists con la opción "Informes > Clasificación del checklist" activa
- Posee una o más clasificaciones configuradas (verificar lista de correos electrónicos en la parte "y notifica a los correos electrónicos")
- La nota del checklist quedó en el rango de la clasificación configurada (entre "A partir de" y la próxima nota registrada)
Checklist en proceso
Este correo electrónico puede ser enviado en dos formatos:
- Estándar: envía en el cuerpo del correo la misma información del correo Concluido legado (excepto fecha final)
- Informe en el cuerpo del correo: incluye los ítems y respuestas en el cuerpo del correo
Observación: Las reglas de quién recibe son las mismas para ambos formatos e iguales a las de Checklist Concluido, con la excepción de que el tipo de notificación activa es "Checklists > En proceso", en lugar de "Checklists > Concluidos".
Checklist en análisis
Correo con asunto "Checklist en análisis"
Enviado al aplicador, cuando el checklist tiene la opción "Notificación" > "¿El usuario recibe correos electrónicos de los checklists aplicados por él?" activa. Este correo solo se envía en la primera etapa de análisis, verificando si la última acción en el historial fue la conclusión.
Observaciones: Cuando el checklist es concluido - y las reglas se cumplen - se enviará este correo en caso de que existan más etapas de análisis. Después del final del análisis, no se envía este correo.
Correo con asunto "Checklist aguardando análise"
Enviado a los aplicadores, pudiendo tener dos posibles reglas de quién recibe, en caso de que el checklist tenga flujo de análisis.
Flujo secuencial
Agrega a la lista de destinatarios los correos de usuarios activos que tienen vínculo con la unidad del checklist aplicado:
- Y tienen vínculo de tipo "E-mail" con el checklist aplicado (Checklists > Pestaña Usuarios);
- Y tienen vínculo de tipo "Aplicar" O "Informe" con el checklist aplicado;
- Y son del Tipo de usuario de la etapa actual de análisis del checklist aplicado;
- Y, en caso de que esté definido un usuario específico para la etapa, este usuario tambiém se agrega a la lista de destinatarios.
Observaciones: Tener un usuario específico no desestima ninguna de las demás reglas; En caso de que la dirección del aplicador esté en la lista de destinatarios, esta es removida para no recibir el correo "Checklist aguardando solución" y "Checklist en análisis" juntos; Los correos registrados en la pantalla de "Compartir" (durante la aplicación) se agregan también a la lista de destinatarios.
Flujo no secuencial
Agrega a la lista de destinatarios los correos de usuarios activos que cumplen con todas las siguientes reglas:
- Tiene vínculo con la unidad del checklist aplicado;
- Tiene vínculo "E-mail" con el checklist (Checklists > Pestaña Usuarios);
- Tiene vínculo con uno o más de los Departamentos del checklist aplicado (en caso de que la empresa tenga el módulo de Departamentos);
- El usuario está en un Tipo de usuario que puede aprobar el checklist, teniendo la permisión "Aprobar/Reprobar checklists" activa en su configuración (Configuraciones > Tipos de usuario);
- Está en la lista de la configuración "Flujo de análisis > Tipos de usuario que pueden analizar los checklists" (Checklists > Pestaña Datos registrados);
Observación: No toma en consideración si tiene la notificación "Checklists > En análisis" activa
Checklist aprobado
El correo de "Checklist aprobado" se envía - en caso de evaluación aprobada automáticamente - cuando el checklist posee las siguientes configuraciones:
- Flujo de análisis > Flujo de análisis secuencial activa;
- Flujo de análisis > "Checklist posee plazo para ser analizado" activa;
- Flujo de análisis > "Acción automática a realizar cuando el plazo expire" > opción "Aprobar el checklist" seleccionada;
Reglas para determinar el autor de la aprobación automática
- Ser del Tipo de usuario configurado en la etapa de análisis en la que el checklist se encuentra en el momento;
- Tener vínculo con la unidad del checklist aplicado;
- Tener vínculo con uno o más de los departamentos del checklist aplicado (en caso de que la empresa tenga el módulo de Departamentos);
- Estar activo;
- Y, en caso de que esté definido un usuario específico para la etapa, ser ese usuario (tener un usuario específico no desestima ninguna de las otras reglas);
Observaciones: En caso de que la lista anterior devuelva solo 1 usuario, este será quien aprueba y recibe el correo. En caso de que la lista devuelva más de 1, el primero (por orden de creación) será quien aprueba y recibe el correo. En caso de que la lista esté vacía, se considerará al primer administrador activo de la empresa (por orden de creación) para ser quien aprueba y recibe el correo.
Checklist reprobado
El correo se envía al usuario activo que realizó la reprobación (manual o automática), cuando tiene todos los vínculos a continuación:
- Vínculo con la unidad del checklist aplicado;
- Vínculo "E-mail" con el checklist aplicado (pestaña "Usuarios");
- Vínculo con 1 o más de los departamentos del checklist aplicado (en caso de que la empresa tenga el módulo de Departamentos);
Checklist reabierto
Agrega a la lista de destinatarios los correos de usuarios activos que cumplen con todas las siguientes reglas:
- Notificación "Checklists > Reabiertos" activa;
- Posee vínculo con la unidad del checklist aplicado;
- Tiene vínculo "E-mail" del checklist aplicado (pestaña "Usuarios");
- Vínculo con uno o más de los departamentos del checklist aplicado (en caso de que la empresa tenga el módulo de Departamentos);
Observación: Siempre agrega a la lista de destinatarios el correo del aplicador y no toma en consideración la opción "Notificación > ¿El usuario recibe correos electrónicos de los checklists aplicados por él?" activa en el checklist aplicado
Checklist eliminado
Este correo se envía solamente en caso de eliminación automática, al usuario activo definido como autor de la eliminación.
Reglas para determinar la eliminación automática
- Flujo de análise > "Flujo de análisis secuencial" activa;
- Flujo de análise > "Checklist posee plazo para ser analizado" activa;
- Flujo de análise > "Acción automática a realizar cuando el plazo expire" > opción "Eliminar el checklist" seleccionada;
Reglas para determinar el autor de la eliminación automática
- Ser del Tipo de usuario configurado en la etapa de análisis (en la que el checklist aplicado se encuentra en el momento);
- Ter vínculo con la unidad del checklist aplicado;
- Ter vínculo con uno o más de los departamentos del checklist aplicado (en caso de que la empresa tenga el módulo de departamentos);
- Estar activo;
- Y, en caso de que esté definido un usuario específico para la etapa, ser ese usuario (tener un usuario específico no desestima las otras reglas);
Preguntas Frecuentes (FAQ)
1. ¿Por qué el aplicador no recibió el correo de conclusión?
Verifique si la opción "¿El usuario recibe correos electrónicos de los checklists aplicados por él?" está activa en las configuraciones de notificación del checklist.
2. ¿Quién recibe la notificación de checklist aguardando análisis en el flujo secuencial?
Usuarios activos vinculados a la unidad, con vínculo de correo electrónico en el checklist y que pertenezcan al tipo de usuario definido para la etapa actual del análisis.
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