¡Aprenda todo sobre la creación y edición de listas de verificación y optimice su proceso aún más!
- ¿Qué son Checklists?
- ¿Cómo crear un Checklist?
- Configurar un checklist desde cero: pestaña Datos de registro
- Configurar un checklist desde cero: pestaña Estructura
- ¿Es posible editar cualquier información contenida en un checklist?
- ¿Es posible eliminar un checklist?
¿Qué son Checklists?
Checklist es el término utilizado para un conjunto de elementos o preguntas que deben responderse o realizarse durante una auditoría o inspección, ya sea interna o externa.
En este sentido, las respuestas obtenidas mediante la aplicación de una lista de verificación pueden funcionar como indicadores del comportamiento de una unidad que se está evaluando.
¿Cómo crear un Checklist?
Siga los pasos a continuación y vea lo sencillo que es crear un Checklist:
Paso 1: En el menú lateral izquierdo del sistema Checklist Fácil, haga clic en Configuración y luego en Checklists.
Paso 2: Hay 4 formas de crear un checklist, siendo las opciones: (1) Nueva, (2) Crear checklist con IA, (3) Crear checklist desde cero o (4) Crear checklist a partir de una plantilla.
- (1) Nuevo: Al hacer clic en este botón se abrirá una página con varias opciones, incluido el botón Nuevo Checklist. Aquí podrás crear tu propio checklist, con los elementos y pasos que desees.
- (2) Crear checklist con IA: Esta opción te permite utilizar inteligencia artificial (IA) para generar preguntas a partir de tu checklist, optimizando tu tiempo. Simplemente dale un nombre, ingresa el nombre del área, selecciona un tema de interés y la cantidad de preguntas que deseas y listo: ¡tu checklist se generará automáticamente!
- (3) Crear checklist desde cero: esta opción es muy similar a la primera (botón Nuevo) y tiene el mismo propósito.
- (4) Crear checklist a partir de una plantilla: esta opción le permite reutilizar plantillas de listas de verificación ya preparadas, como en el siguiente ejemplo.
Configurar un checklist desde cero: pestaña Datos de registro
Si elige crear un checklist desde cero, el primer paso es completar los Datos de registro, disponibles en la primera pestaña de la pantalla del checklist.
Aquí nombrará su checklist, seleccionará un tema de la lista desplegable o hará clic en "Otro tema" y creará una descripción, si lo considera necesario. Además, es posible incluir un archivo adjunto que sea útil en el momento de la solicitud.
Después de completar el registro, deje el checklist activo y haga clic en Guardar en la parte inferior de la página.
Configurar un checklist desde cero: pestaña Estructura
La siguiente pestaña es Estructura, en la que literalmente armarás tu checklist con las preguntas y complementos que desees.
Paso 1: Para comenzar a crear su checklist, haga clic en Agregar área (1). Luego, elija un nombre para esta área, una descripción (opcional) y haga clic en Guardar.
Paso 2: Con el área creada, es momento de agregar los propios elementos, haciendo clic en Nuevo item.
Al agregar un artículo, tendrás varios campos para configurar. Estos campos le aparecerán al aplicador cuando esté aplicando el checklist. Vea lo que significa cada campo:
- Item: Es en este campo donde agregará el ítem que el aplicador debe evaluar. Ejemplos: "¿Está limpio el suelo?" o "¿Está desinfectado el mostrador?", etc.
- Tipo: este campo indica cómo se evaluará el artículo y puede elegir una de las 6 opciones existentes.
Evaluativa: es el tipo más común, con tres opciones de respuesta disponibles, como Sí o No, caras evaluativas o escala de respuesta adicional, ofreciendo las posibilidades de N/A (no aplicable) y Medalla (superada).
En el tipo evaluativo se podrá elegir el peso que tendrá este ítem en la valoración final del checklist.
Texto: este tipo permite responder el ítem en un campo de texto corto o texto largo.
Fecha: el tipo de fecha permite seleccionar un valor, respetando el patrón de visualización elegido.
Registro: el tipo de respuesta configurado como registro tiene varias opciones de llenado, como correo electrónico, estado, matrícula, entre otras.
Numérico: el tipo numérico permite definir el formato en el que se responderá el valor, como cantidad, valor decimal, valor monetario y porcentaje.
Lista de selección: El tipo lista de selección le permite crear una lista de opciones que se pueden seleccionar al momento de la evaluación. Es posible definir si el aplicador puede seleccionar una (selección única) o varias (selección múltiple).
En el tipo Lista de Selección también se puede elegir el peso que tendrá este ítem en la valoración final del checklist. - Complementos deseados: independientemente del tipo de ítem que elijas, existe la posibilidad de incrementar las respuestas a tu checklist a través de complementos deseados.
Por tanto, si selecciona estos complementos, el aplicador deberá -obligatoriamente- cumplimentarlos al aplicar el checklist. Ellos son:
Comentario: se puede configurar, por ejemplo, que cada vez que se evalúe un ítem con cara triste se haga un comentario sobre esa no conformidad.
Adjuntos: es posible configurar que cada vez que se evalúe un ítem de determinada manera se envíe un adjunto.
¿Es posible editar cualquier información contenida en un checklist?
¡Sí!
Si necesita agregar o cambiar información sobre un checklist, simplemente vaya a la pantalla para agregar checklists, coloque el cursor del mouse sobre la que desea cambiar y haga clic en Editar en el ícono de lápiz resaltado en la siguiente imagen:
La pantalla de edición le permite cambiar los campos que se definieron en el momento del registro. También puedes editar, agregar o eliminar áreas o elementos de la estructura.
Al final, no olvide hacer clic en Guardar después de realizar los cambios deseados.
¿Es posible eliminar un checklist?
Sí, pero sólo después de desactivarlo. Junto a la opción de edición, es posible desactivar un checklist haciendo clic en los tres puntos y luego en Desactivar.
Después de desactivar, repita el mismo procedimiento para eliminar el checklist. El sistema le pedirá que ingrese un código para eliminarlo. Ingréselo y haga clic en eliminar.
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