Las notificaciones por correo electrónico en Checklist Fácil siguen reglas configurables basadas en niveles de acceso y vínculos dentro del sistema. Comprender estos niveles es fundamental para asegurar que la información llegue a los usuarios correctos.
- Vínculo con Checklist y Unidad
- Vínculo con la columna E-mail
- Notificaciones para Planes de Acción
- Reglas para empresas con Departamentos
- Opciones de notificación en el Checklist
Vínculo con Checklist y Unidad
Un usuario sólo recibe correos de cuestionarios vinculados a las unidades donde está activo. El vínculo entre el usuario, el Checklist y la unidad es obligatorio para que el envío se procese.
Vínculo con la columna E-mail del Checklist
Al activar el enlace con la columna de correo electrónico, el usuario recibirá las notificaciones pertinentes siempre que su Tipo de Usuario tenga los permisos adecuados (ej: Aprobar Checklist) y la opción de Correo electrónico esté habilitada en el Checklist.
Para planes de acción
La configuración de correo para un Checklist trabaja en conjunto con las notificaciones del Plan de Acción. Esto garantiza que el usuario reciba actualizaciones según la situación de las tareas y sus permisos de acceso.
Si la empresa posee departamentos
En empresas departamentalizadas, el usuario sólo recibirá correos de acciones directamente relacionadas con su Departamento vinculado. Es indispensable que el cuestionario, el usuario autor y la unidad compartan el mismo departamento.
Configuraciones de checklists
En Configuración > Checklist > Editar > Datos generales > Notificación, encontrará las siguientes reglas específicas:
- ¿Unidad recibe correo electrónico?: Envía una copia del checklist finalizado a la dirección registrada en el campo E-mail de la unidad auditada.
- ¿Unidad recibe copia de programación?: Notifica a la unidad sobre nuevas programaciones y alertas de atrasos.
- ¿Usuario recibe correos de aplicados por él?: El aplicador recibe copia de todos los Checklists que él mismo finalice.
- Permite enviar correo de checklists no empezado: Habilita notificaciones para registros que aún están En proceso.
Recuerde revisar periódicamente que las direcciones de correo en los registros de usuario y unidades estén actualizadas para evitar fallos en la comunicación.
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