- Checklist concluído
- Checklist em andamento
- Checklist em análise
- Checklist aprovado
- Checklist reprovado
- Checklist reaberto
- Checklist excluído
- Perguntas Frequentes (FAQ)
Nesse artigo, detalhamos todos os comportamentos e requerimentos para envio de e-mails de notificação relacionados a checklists.
Checklist concluído
Regra básica
Adiciona aos destinatários os e-mail de usuários ativos que atendem todas as seguintes regras:
- Notificação "Checklists > Concluídos" ativa;
- Tem vínculo com a unidade do checklist aplicado;
- Tem o vínculo "E-mail" com o checklist aplicado;
- Tem vínculo com um ou mais dos departamentos do checklist aplicado (caso a empresa tenha o módulo de Departamentos)
E-mails em cópia
Adiciona aos destinatários os e-mails cadastrados na tela de "Compartilhamento" da avaliação.
E-mails da unidade
Enviado em casos de checklists com a opção "Notificação" > "Unidade recebe e-mail deste checklist?" ativa.
E-mail do aplicador
É enviado se o checklist tem a opção "Notificação" > "Usuário recebe e-mails dos checklists aplicados por ele?" ativa.
E-mail a partir da Classificação do checklist
Adiciona à lista de destinatários os e-mails de usuários que atendem à todas as seguintes regras:
- Tem e-mail cadastrado na classificação, para checklists com a opção "Relatórios > Classificação do checklist" ativa
- Possui uma ou mais classificações configuradas (verificar lista de e-mails na parte "e notifica os e-mails")
- Nota do checklist ficou na faixa da classificação configurada (entre "A partir" e a próxima nota cadastrada)
Checklist em andamento
Esse e-mail pode ser enviado em dois formatos:
- Padrão: envia no corpo do e-mail as mesmas informações do e-mail Concluído legado (exceto data final)
- Relatório no corpo do e-mail: traz os itens e respostas no corpo do e-mail
Observação: As regras de quem recebe são as mesmas para ambos os formatos e iguais ao de Checklist Concluído, com exceção que o tipo de notificação ativa é "Checklists > Em andamento", ao invés de "Checklists > Concluídos".
Checklist em análise
E-mail com assunto "Checklist em análise"
Enviado para o aplicador, quando o checklist tem a opção "Notificação" > "Usuário recebe e-mails dos checklists aplicados por ele?" ativa. Este e-mail só é enviado na primeira etapa de análise, verificando se a última ação no histórico foi a conclusão.
Observações: Quando o checklist é concluído - e as regras são cumpridas - será enviado este e-mail em caso de mais etapas de análise. Após o final da análise, não é enviado este e-mail.
E-mail com assunto "Checklist aguardando análise"
Enviado para os aplicadores, podendo ter duas possíveis regras de quem recebe, caso o checklist tenha fluxo de análise.
Fluxo sequencial
Adiciona à lista de destinatários os e-mail de usuários ativos que atendem à tem vínculo com a unidade do checklist aplicado:
- E tem vínculo do tipo "E-mail" com o checklist aplicado (Checklists > Aba Usuários);
- E tem vínculo do tipo "Aplicar" OU "Relatório" com o checklist aplicado;
- E são do Tipo de usuário da etapa atual de análise do checklist aplicado;
- E, caso esteja definido um usuário específico para etapa, este usuário também é adicionado à lista de destinatários.
Observações: Ter usuário específico não desconsidera nenhuma das demais regras; Caso o endereço do aplicador esteja na lista de destinatários, este é removido, para não receber o e-mail "Checklist aguardando análise" e "Checklist em análise" juntos; E-mails cadastrados na tela de "Compartilhamento" (durante a aplicação) são adicionados à lista de destinatários também.
Fluxo não sequencial
Adiciona à lista de destinatários os e-mail de usuários ativos que atendem à todas as seguintes regras:
- Tem vínculo com a unidade do checklist aplicado;
- Tem vínculo "E-mail" com o checklist (Checklists > Aba Usuários);
- Tem vínculo com um ou mais dos Departamentos do checklist aplicado (caso a empresa tenha o módulo de Departamentos);
- Usuário está em Tipo de usuário pode aprovar o checklist, tendo a permissão "Aprovar/Reprovar checklists" ativa na sua configuração (Configurações > Tipos de usuário);
- Está na lista da configuração "Fluxo de análise > Tipos de usuário que podem analisar os checklists" (Checklists > aba Dados cadastrais);
Observação: Não leva em consideração se tem a notificação "Checklists > Em análise" ativa
Checklist aprovado
O e-mail de "Checklist aprovado" é enviado - em caso de avaliação aprovada automaticamente - quando o checklist possui as seguintes configurações:
- Fluxo de análise > Fluxo de análise sequencial ativa;
- Fluxo de análise > "Checklist possui prazo para ser analisado" ativa;
- Fluxo de análise > "Ação automática a ser realizada quando o prazo expirar" > opção "Aprovar o checklist" selecionada;
Regras para determinar autor da aprovação automática
- Ser do Tipo de usuário configurado na etapa de análise que o checklist se encontra no momento;
- Ter vínculo com a unidade do checklist aplicado;
- Ter vínculo com um ou mais dos departamentos do checklist aplicado (caso a empresa tenha o módulo de Departamentos);
- Estar ativo;
- E, caso esteja definido um usuário específico para etapa, ser aquele usuário (ter usuário específico não desconsideração nenhuma das outras regras);
Observações: Caso a lista acima retorne apenas 1 usuário, este será quem aprova e recebe o e-mail. Caso a lista acima retorne mais de 1, o primeiro (por ordem de criação) será quem aprova e recebe o e-mail. Caso a lista acima esteja vazia, será considerado o primeiro administrador ativo da empresa (por ordem de criação) para ser quem aprova e recebe o e-mail.
Checklist reprovado
O e-mail é enviado para o usuário ativo que fez a reprovação (manual ou automática), quando tem todos os vínculos abaixo:
- Vínculo com a unidade do checklist aplicado;
- Vínculo "E-mail" com o checklist aplicado (aba "Usuários");
- Vínculo com 1 ou mais dos departamentos do checklist aplicado (caso a empresa tenha o módulo de Departamentos);
Checklist reaberto
Adiciona à lista de destinatários, os e-mail de usuários ativos que atendem todas as seguintes regras:
- Notificação "Checklists > Reabertos" ativa;
- Possui vínculo com a unidade do checklist aplicado;
- Tem vínculo "E-mail" do checklist aplicado (aba "Usuários");
- Vínculo com um ou mais dos departamentos do checklist aplicado (caso a empresa tenha o módulo de Departamentos);
Observação: Sempre adiciona à lista de destinatários o e-mail do aplicador e não leva em consideração a opção "Notificação > Usuário recebe e-mails dos checklists aplicados por ele?" ativa no checklist aplicado
Checklist excluído
Este e-mail é enviado somente em caso de exclusão automática, para o usuário ativo definido como autor da exclusão.
Regras para determinar exclusão automática
- Fluxo de análise > "Fluxo de análise sequencial" ativa;
- Fluxo de análise > "Checklist possui prazo para ser analisado" ativa;
- Fluxo de análise > "Ação automática a ser realizada quando o prazo expirar" > opção "Excluir o checklist" selecionada;
Regras para determinar autor da exclusão automática
- Ser do Tipo de usuário configurado na etapa de análise (que o checklist aplicado se encontra no momento);
- Ter vínculo com a unidade do checklist aplicado;
- Ter vínculo com um ou mais dos departamentos do checklist aplicado (caso a empresa tenha o módulo de departamentos);
- Estar ativo;
- E, caso esteja definido um usuário específico para a etapa, ser aquele usuário (ter usuário específico não desconsidera as outras regras);
Perguntas Frequentes (FAQ)
1. Por que o aplicador não recebeu o e-mail de conclusão?
Verifique se a opção "Usuário recebe e-mails dos checklists aplicados por ele?" está ativa nas configurações de notificação do checklist.
2. Quem recebe a notificação de checklist aguardando análise no fluxo sequencial?
Usuários ativos vinculados à unidade, com vínculo de e-mail no checklist e que pertençam ao tipo de usuário definido para a etapa atual da análise.
❓Tem dúvidas? Entre em contato com nosso time de suporte.