- O que é um plano de ação?
- Gerenciamento com acesso ao sistema
- Gerenciamento sem acesso ao sistema
- Cadastro da solução pelo e-mail
- Análise da solução
- Solução reprovada
- Solução aprovada
- Plano de ação concluído
- Perguntas Frequentes (FAQ)
Nem todas as pessoas envolvidas na resolução de um plano de ação precisam ter acesso à Checklist Fácil. Neste artigo você vai entender como funciona o acompanhamento dos planos de ação por e-mail, desde a notificação inicial até a conclusão.
O que é um plano de ação?
Um plano de ação é uma ação corretiva necessária para ajustar, corrigir ou melhorar alguma situação encontrada em não conformidade durante uma inspeção.
A forma de acompanhar o plano de ação depende de um ponto: se a pessoa responsável pela resolução tem ou não um usuário no sistema. Veja os dois cenários a seguir.
Gerenciamento com acesso ao sistema
Quando as pessoas envolvidas com as inspeções ou com os planos de ação têm acesso ao sistema, a gestão pode ser feita diretamente na plataforma da Checklist Fácil, pelo painel Planos de Ação.
Para consultar os planos de ação:
- No menu lateral esquerdo, acesse o painel Planos de Ação.
- Ajuste os filtros desejados, como status e período, e clique em Filtrar.
- O sistema carregará a listagem dos planos de ação existentes com as informações de cada um.
- Para visualizar um plano de ação completo, passe o mouse sobre ele e clique no ícone de olho.
Use o filtro Meus filtros ou Atribuídos a mim para localizar mais rapidamente os planos de ação sob sua responsabilidade.
Gerenciamento sem acesso ao sistema
Quando pessoas que não têm acesso ao sistema precisam ser envolvidas na resolução de um plano de ação, isso é feito por meio de uma notificação de e-mail.
Para isso, o e-mail da pessoa envolvida deve ser inserido no campo Notificar e-mail do plano de ação que está sendo criado.
É possível informar mais de um e-mail no mesmo plano de ação. Todos os contatos informados receberão as notificações de atualização.
A Checklist Fácil enviará um e-mail ao contato fornecido com as informações preenchidas no plano de ação e a descrição dos detalhes que ajudam na compreensão da ação corretiva indicada.
Ao final desse mesmo e-mail há um botão chamado Cadastrar solução. É por ele que a pessoa notificada acessa e atualiza o plano de ação assim que a ação solicitada for executada.
Cadastro da solução pelo e-mail
Ao clicar em Cadastrar solução, a pessoa será direcionada para uma página da Checklist Fácil, onde terá novamente acesso aos detalhes do plano de ação e aos campos para registrar a resolução.
São dois campos:
- Solução: a informação de como a ação corretiva foi executada. Campo obrigatório.
- Anexos: arquivos que evidenciem que a ação foi de fato executada, como fotos do local.
O campo Solução aceita até 5000 caracteres e cada arquivo anexado deve ter no máximo 50 MB.
Após o preenchimento, basta clicar em Cadastrar para que a informação seja enviada para o sistema e para os usuários responsáveis dentro da plataforma.
A pessoa notificada não precisa ter um usuário na Checklist Fácil para cadastrar a solução. O acesso acontece pelo próprio link do e-mail.
Análise da solução
Após o cadastramento, a solução fica com o status Solução em análise. Os usuários com acesso ao sistema que estiverem envolvidos no plano de ação poderão aprovar ou reprovar a solução inserida.
Para concluir a análise, é obrigatório preencher o campo Motivo da reprovação ou aprovação.
Descreva o motivo com clareza. Esse texto será enviado por e-mail para a pessoa envolvida e orienta o que precisa ser ajustado em caso de reprovação.
Solução reprovada
Caso a solução cadastrada seja reprovada, os contatos cujos e-mails foram informados no plano de ação receberão uma notificação por e-mail com a atualização do status. O conteúdo é semelhante ao da notificação inicial, com a adição do motivo e da data da reprovação.
Nesse mesmo e-mail haverá novamente o botão Cadastrar solução, para que a pessoa envolvida possa enviar uma nova solução.
Solução aprovada
Quando uma solução cadastrada for aprovada pelo usuário responsável no sistema, o contato envolvido com o plano de ação também receberá um e-mail com a atualização do status, incluindo a data da aprovação e a justificativa registrada.
Plano de ação concluído
Normalmente, quando uma solução é aprovada, o plano de ação é concluído automaticamente. O contato informado recebe um último e-mail confirmando a conclusão, com o resumo do plano de ação.
Perguntas Frequentes (FAQ)
1. A pessoa notificada precisa ter um usuário na Checklist Fácil?
Não. Ela acessa a página de cadastro da solução pelo próprio link enviado no e-mail de notificação, sem necessidade de login.
2. É possível notificar mais de uma pessoa no mesmo plano de ação?
Sim. Basta informar os endereços no campo Notificar e-mail durante a criação do plano de ação. Todos os contatos informados receberão as notificações de atualização.
3. Qual o tamanho máximo dos anexos da solução?
Cada arquivo anexado deve ter no máximo 50 MB.
4. Quem pode aprovar ou reprovar a solução cadastrada?
Os usuários com acesso ao sistema que estiverem envolvidos no plano de ação.
5. O que acontece se a solução for reprovada?
Os contatos informados recebem um novo e-mail com o motivo e a data da reprovação, além do botão Cadastrar solução para enviar uma nova resolução.
6. A pessoa não recebeu o e-mail de notificação. O que fazer?
Confira se o endereço foi digitado corretamente no campo Notificar e-mail e oriente a pessoa a verificar as pastas de spam e lixo eletrônico. Se o e-mail continuar sem chegar, entre em contato com o nosso suporte.
❓Tem dúvidas? Entre em contato com nosso time de suporte.