- O que são planos de ação?
- Como habilitar um plano de ação?
- Como criar um plano de ação durante a aplicação do checklist?
- Como visualizar os planos de ação cadastrados?
- Em quais formatos é possível visualizar os planos de ação?
- O que são as prioridades dos planos de ação?
- Como adicionar uma solução em um plano de ação?
- Como eu faço para concluir um plano de ação?
- Perguntas Frequentes (FAQ)
O que são planos de ação?
O módulo Planos de ação visa auxiliar na tratativa de não conformidades identificadas no momento da aplicação de checklists.
Por exemplo: suponha que seja identificado um piso escorregadio em uma fábrica, colocando em risco a segurança dos funcionários. Assim que essa não conformidade for detectada, o usuário aplicador pode abrir um plano de ação, indicando o responsável, a data e como esse problema deve ser solucionado.
Assim, seguindo o formato 5W2H (o que, por que, onde, quando, por quem, como e quanto), é possível identificar problemas com maior facilidade, garantindo agilidade e eficiência nos processos operacionais.
Como habilitar um plano de ação?
Antes que um usuário possa preencher um plano de ação, este deve estar configurado e habilitado. Mas como fazer isso?
Vamos voltar um pouquinho no momento da criação do checklist. Na aba de Estrutura, você acrescentou uma área e, dentro dela, um item. Ao criar este item, foi selecionado o tipo de avaliação que ele teria, o peso e os complementos desejados. Um desses complementos consiste no plano de ação.
Complementos de um item na aba Estrutura do checklist, com o complemento de plano de ação em destaque.
Para ativar o plano de ação, basta clicar sobre ele (a cor de desativado é cinza, então para se certificar que você o ativou, ele deve estar verde).
Configuração: Agora que você já conhece o funcionamento geral, veja como realizar os ajustes dos campos, fluxos de trabalho e regras de soluções no nosso guia detalhado: Como configurar o Plano de Ação para um item?
Agora, para tornar o complemento do plano de ação obrigatório ao aplicador quando ele selecionar uma resposta específica de um item, é preciso habilitar clicando sobre o ícone correspondente durante a configuração do tipo do item.
Configuração do tipo do item, com o ícone que torna o plano de ação obrigatório para uma resposta específica.
Dessa forma, quando o aplicador responder o item acima com uma avaliação negativa, o complemento do plano de ação ficará em destaque para ser criado a fim de tratar essa não conformidade.
Item respondido com avaliação negativa durante a aplicação, com o complemento de plano de ação em destaque.
Como criar um plano de ação durante a aplicação do checklist?
Ao ser identificada uma não conformidade durante a aplicação do checklist, o aplicador deverá selecionar o complemento do plano de ação para criá-lo.
No modal que abrirá, os campos presentes irão compreender o formato 5W2H apresentado na introdução deste artigo, sendo alguns obrigatórios, como é caso de "Prioridade", "O que será feito?" e "Quando será feito?".
Modal de criação do plano de ação, com os campos do formato 5W2H.
Com todos os campos necessários preenchidos, o aplicador deve clicar em confirmar para cadastrar o plano de ação.
Dica: Você sabia que é possível configurar planos de ação por item ou área moldando sua estrutura e comportamento? Para aproveitar todos os recursos disponíveis, faça um upgrade no seu plano clicando aqui.
Como visualizar os planos de ação cadastrados?
Para visualizar os planos de ação, vá até o menu lateral esquerdo do sistema e clique em Planos de Ação.
Opção Planos de Ação no menu lateral esquerdo do sistema.
Abrirá uma página com a listagem dos planos de ação e as seguintes informações sobre cada um deles: prioridade, código, status, unidade, checklist, referência e data de criação.
Listagem de planos de ação com as colunas prioridade, código, status, unidade, checklist, referência e data de criação.
Para entender o que significa cada status exibido na listagem, como Aguardando solução, Solução em análise e Aguardando conclusão, veja o artigo Quais são os status disponíveis para os Planos de Ação?
Para visualizar um plano de ação completo, basta passar o mouse sobre ele e clicar no ícone de olho:
Ícone de olho exibido ao passar o mouse sobre um plano de ação na listagem.
Logo abrirá uma página com as informações preenchidas sobre o plano de ação selecionado:
Tela de detalhes do plano de ação, com as informações preenchidas.
Nesta página você também poderá baixar as informações em PDF, assim como excluir ou reabrir o plano de ação.
Opções da tela de detalhes para baixar em PDF, excluir ou reabrir o plano de ação.
Em quais formatos é possível visualizar os planos de ação?
Além de lista, você pode visualizar os planos de ação no formato de gráfico (barras, linhas ou pizza), clicando nos ícones destacados a seguir:
Ícones para alternar a visualização dos planos de ação entre lista e gráfico de barras, linhas ou pizza.
Dica: No formato de gráfico, é possível alterar a métrica e o agrupador para ter informações mais precisas.
Visualização em gráfico, com os campos de métrica e agrupador.
Caso você deseje visualizar os dados no formato de lista, é possível escolher a ordem das colunas, clicando nos três pontinhos no canto superior direito da tela e em Reorganizar colunas.
Opção Reorganizar colunas no menu de três pontinhos da tela de Planos de Ação.
Por fim, utilize os filtros para localizar um plano de ação específico, selecionando status, período, checklist, etc.
Filtros da tela de Planos de Ação, como status, período e checklist.
O que são as prioridades dos planos de ação?
Ao adicionar um plano de ação, você pode escolher com qual prioridade esse plano deve ser tratado:
- Urgente (prioridade máxima);
- Alto;
- Normal;
- Baixo (prioridade mínima).
Campo de prioridade do plano de ação, com as opções Urgente, Alto, Normal e Baixo.
Ao preencher a prioridade, você consegue identificar os planos de ação mais emergenciais, maximizando a produtividade.
Listagem de planos de ação exibindo a prioridade de cada plano.
Como adicionar uma solução em um plano de ação?
É possível adicionar uma solução em planos com status "Aguardando solução". Na listagem, passe o mouse sobre ele e clique no ícone destacado:
Ícone para adicionar solução, exibido ao passar o mouse sobre um plano com status Aguardando solução.
Insira a solução e acrescente comentários. Não esqueça de clicar em adicionar.
Janela para inserir a solução e comentários, com o botão Adicionar.
A solução pode aparecer "em análise" se habilitado. O responsável pode aprovar ou reprovar:
Solução em análise, com as opções de aprovar ou reprovar.
Para aprovar ou reprovar várias soluções de uma vez, veja o artigo Aprovação/Reprovação de soluções em massa.
Outra forma é clicar nos três pontinhos e selecionar Copiar link para compartilhar com quem realizará a tratativa.
Opção Copiar link no menu de três pontinhos do plano de ação.
O responsável pela tratativa não tem acesso ao sistema? Ele pode acompanhar o plano e cadastrar a solução por e-mail. Saiba como em Planos de ação por e-mail: como acompanhar e cadastrar a solução sem acesso ao sistema.
Como eu faço para concluir um plano de ação?
Após as soluções serem aprovadas, você pode concluir a tratativa através da Tela de Detalhes (botão Concluir) ou pela Listagem, selecionando os planos e clicando nos três pontinhos no menu inferior.
Opção para concluir o plano de ação após a aprovação da solução.
Dica: Você sabia que é possível concluir planos de ação em massa? Habilite todos na listagem e clique em Concluir no menu inferior.
Planos de ação selecionados na listagem, com a opção Concluir no menu inferior.
Perguntas Frequentes (FAQ)
1. Consigo reabrir um plano de ação para editar os campos (Quem, Como, Quando)?
Não. Não é possível reabrir um plano de ação para alterar o preenchimento dos campos iniciais. Só é possível reabrir o plano para cadastrar ou aprovar/reprovar novas soluções. Caso precise alterar o preenchimento, deve cancelar o plano atual e criar um novo com os dados corretos.
2. Posso criar um plano de ação sem estar vinculado a uma pergunta (item) específica?
Sim! Você pode utilizar o Plano de Ação Geral. Ele não depende de uma não conformidade em um item específico e pode ser criado a qualquer momento durante a aplicação, desde que esteja habilitado nas configurações do checklist.
3. É possível alterar o responsável por um plano já criado?
Sim. Você pode alterar o responsável acessando a tela de detalhes do plano (clicando no ícone de olho) ou através da listagem, selecionando o plano e clicando na opção "Alterar responsáveis" no menu inferior.
4. O que significa cada status do plano de ação?
Cada status indica em que etapa do fluxo o plano está, do preenchimento até a conclusão. Veja a explicação completa de cada um em Quais são os status disponíveis para os Planos de Ação?
5. Por que meu plano de ação está como "Aguardando preenchimento"?
Porque o plano de ação desse item está configurado para que o responsável preencha as informações após a conclusão do checklist. Ele permanece nesse status até que o responsável faça o preenchimento. Essa regra é definida em Como configurar o Plano de Ação para um item?
6. Por que não aparece a opção de adicionar solução no meu plano?
A solução só pode ser adicionada em planos com status Aguardando solução. Confira o status do plano na listagem antes de tentar cadastrar a solução.
7. O responsável não tem acesso ao sistema. Ele consegue cadastrar a solução?
Sim. É possível acompanhar o plano e cadastrar a solução por e-mail. Veja como em Planos de ação por e-mail: como acompanhar e cadastrar a solução sem acesso ao sistema.
8. Consigo aprovar ou reprovar várias soluções de uma vez?
Sim. A aprovação e a reprovação em massa ficam na tela de Planos de Ação. Veja o passo a passo em Aprovação/Reprovação de soluções em massa.
9. Dá para concluir vários planos de ação ao mesmo tempo?
Sim. Na listagem, selecione os planos desejados e clique em Concluir no menu inferior.
10. A mesma não conformidade se repete em várias aplicações. Consigo agrupar esses planos?
Sim. É possível agrupar planos de ação reincidentes. Saiba como funciona em Agrupar planos de ação reincidentes: saiba tudo sobre essa funcionalidade.
❓Tem dúvidas? Entre em contato com nosso time de suporte.