Trilha de conhecimento - Enterprise: primeiros passos no Checklist Fácil

• Menu lateral esquerdo: o que são estas abas?
• Dentro de Configurações
• Integrações
• Recursos de IA
• Créditos de IA, Histórico e Ajuda
• Perfil e configurações da conta
• Trilha de conhecimento
• Perguntas Frequentes (FAQ)

Olá, boas-vindas! Veja como funciona sua conta Checklist Fácil e torne sua rotina mais simples e eficiente.

Menu lateral esquerdo: o que são estas abas?

No menu lateral esquerdo ficam os botões que você vai usar no dia a dia. Veja o que significa cada um deles.

Iniciar: é o botão verde no topo do menu. Por ele você começa a aplicação de um checklist ou de um workflow: basta escolher a unidade que será avaliada e o que será aplicado.

Dashboard: é o painel visual da sua operação. Ele reúne, em uma única tela, indicadores das suas aplicações e planos de ação. Você monta o painel escolhendo os widgets que fazem mais sentido para o seu processo.

Contestações: quando alguém discorda da resposta dada a um item, pode abrir uma contestação. Nesta aba você analisa esses pedidos e decide por aprovar ou reprovar. Se a contestação for aceita, a resposta é alterada e a nota do checklist é recalculada, mesmo que a aplicação já esteja concluída.

Checklists Aplicados: aqui você acessa todos os checklists que já foram aplicados, em andamento ou concluídos. Use os filtros no topo da página para localizar uma aplicação específica. É também nesta tela que acontece a aprovação ou reprovação das aplicações, de forma individual ou em massa, quando o checklist estiver configurado com fluxo de análise.

Workflows Aplicados: mesma ideia da aba anterior, mas voltada aos workflows. Aqui você acompanha em qual etapa cada fluxo está, quem é o responsável do momento e o que já foi concluído.

Agendamentos: permite programar com antecedência quais checklists serão aplicados, em quais unidades, por quais responsáveis e com qual frequência. Você pode configurar repetição, antecipar a data de início, exigir aprovação de agendamentos e definir o cancelamento automático dos que não forem realizados no prazo.

Os checklists agendados aparecem também no aplicativo, com os detalhes da unidade na listagem. Assim a equipe em campo sabe exatamente o que precisa aplicar no dia.

Planos de Ação: ao identificar uma não conformidade, você pode abrir um plano de ação vinculado ao item avaliado, a uma área inteira do checklist ou à avaliação como um todo. Também é possível criar um plano de ação avulso, sem estar ligado a nenhuma aplicação. Nesta aba você acompanha todos os planos, cadastra a solução, comenta, prorroga prazos, cancela planos, altera responsáveis em massa e aprova as soluções enviadas.

O aplicativo permite cadastrar a solução de um plano de ação mesmo sem conexão com a internet. Os dados são sincronizados assim que o dispositivo voltar a ficar online.

Gestor de Ações: permite criar registros simples, chamados de Ações, durante ou após a aplicação de um checklist. Serve para organizar tarefas do dia a dia da equipe e centralizar a comunicação de forma rápida.

Recursos de IA: reúne os assistentes de Inteligência Artificial da plataforma. Você encontra mais detalhes sobre eles na seção Recursos de IA deste artigo.

Relatórios: é onde você analisa os dados gerados pelas suas aplicações. Clique na seta ao lado do nome para abrir as opções disponíveis.

• Indicadores: acompanha a evolução das notas e dos resultados das suas avaliações ao longo do tempo.
• Reincidências: mostra quantas vezes uma mesma não conformidade se repetiu em uma unidade ou item, ajudando a identificar gargalos.
• Agendamentos: apresenta o cumprimento da agenda, mostrando o que foi aplicado no prazo, o que atrasou e o que ficou pendente.
• Planos de Ação: consolida os planos de ação abertos, em andamento, concluídos e vencidos.
• Auditoria - Usuários: apresenta o desempenho e o volume de aplicações por usuário.
• Auditoria - Unidades: apresenta os resultados agrupados por unidade avaliada.
• Ranking: ordena unidades ou usuários por desempenho, facilitando comparar resultados e reconhecer quem está indo melhor. Ele aparece no menu quando a opção Visualizar ranking está ativada em Configurações Avançadas.
• Mídias: reúne as fotos, vídeos e arquivos anexados durante as aplicações, permitindo revisar as evidências em um só lugar.
• Mapa da equipe: mostra a distribuição geográfica das aplicações, útil para acompanhar equipes que atuam em campo.

Configurações: é aqui que você monta a estrutura da sua operação. Como esta aba é a base de todo o sistema, a trilha que sugerimos mais abaixo começa exatamente por ela.

Integrações: reúne os recursos para conectar o Checklist Fácil a outros sistemas da sua empresa. Você encontra mais detalhes na seção Integrações deste artigo.

Marketplace: nesta aba você encontra módulos adicionais que podem ser habilitados na sua conta. Cada módulo indica a sua condição: alguns já estão inclusos sem custo adicional e outros têm cobrança na sua fatura mensal.

Módulos contratados pela sua empresa ganham espaço próprio no sistema, seja como uma aba no menu lateral ou como uma seção dentro de Configurações. Por isso o seu menu pode ter mais itens do que os descritos neste artigo.

Dentro de Configurações

Ao clicar na seta ao lado de Configurações, você encontra as seções a seguir.

• Checklists: criar e estruturar seus questionários em áreas e subáreas, definir escalas de resposta, pesos, dependências, assinaturas, campos adicionais de item, penalidades e o fluxo de análise que exige aprovação antes de o resultado valer.
• Workflows: montar fluxos com várias etapas, cada uma com seus responsáveis, para processos que passam por mãos diferentes até serem concluídos.
• Tipos de Unidade: classificar suas unidades por natureza, como loja, centro de distribuição ou obra, o que permite aplicar regras diferentes para cada tipo.
• Unidades: cadastrar os locais que serão avaliados, com campos adicionais criados por você conforme a necessidade da sua operação.
• Tipos de Usuário: definir os perfis de acesso e o que cada pessoa pode ver e fazer no sistema.
• Usuários: cadastrar sua equipe, vincular cada pessoa às unidades e checklists e preencher os campos adicionais de cadastro.
• Departamentos: organizar as pessoas por área da empresa, como Qualidade, Manutenção ou Segurança, o que facilita direcionar planos de ação e etapas de workflow.
• Regiões/Grupos: organizar suas unidades em conjuntos, como regiões geográficas, redes ou linhas de negócio.
• Notificações: configurar os e-mails automáticos enviados a partir das aplicações, dos agendamentos, das contestações e dos planos de ação.
• Dashboards: montar e editar os painéis que você visualiza na aba Dashboard.
• QR Code: gerar códigos para unidades e checklists, permitindo iniciar uma aplicação com a leitura do código no local.
• Horários de Acesso: definir janelas de dias e horários em que cada grupo de usuários pode acessar o sistema.
• Personalizar Plano de Ação: ajustar os campos do formulário de plano de ação para o vocabulário e o processo da sua empresa.
• Configurações Avançadas: ajustes gerais da conta, organizados em quatro abas.

• Personalização: inserir a logo da sua empresa, escolher a cor da ferramenta e habilitar uma página de login personalizada com subdomínio próprio. Também é aqui que você define o arredondamento do resultado, a exibição do peso e da pontuação detalhada dos itens, a visualização do ranking, o cancelamento de agendamentos fora do prazo, por quantos dias os checklists ficam sincronizados no aplicativo e um checklist como modelo de configurações adicionais.
• Localização App: configurar o uso do GPS no aplicativo, incluindo a obrigatoriedade da localização durante a aplicação.
• Alertas: ativar avisos automáticos, como plano de ação não preenchido, agendamento vencido, checklist não concluído e expiração de acesso de usuário.
• Segurança: definir as regras de acesso da sua empresa, como tamanho mínimo e prazo de expiração da senha, reuso de senhas anteriores, bloqueio após tentativas de login e expiração de acesso de usuários.

Sugestão de ordem para começar: Tipos de Usuário, depois Usuários e Departamentos, em seguida Tipos de Unidade, Unidades e Regiões/Grupos e, por último, Checklists. O checklist precisa das unidades e dos usuários já cadastrados para ser aplicado.

Integrações

A aba Integrações reúne os recursos para conectar o Checklist Fácil aos demais sistemas da sua empresa, permitindo enviar e receber dados de forma automatizada.

• Documentação: referência técnica da API, com os endpoints disponíveis e os formatos de dados aceitos.
• Documentação - Analytics: referência da API voltada à extração de dados para análise, útil para alimentar ferramentas de BI.
• Chaves de API: gerar e gerenciar as credenciais de acesso usadas pelos sistemas que vão se conectar à sua conta.
• SSO - Single SignOn: configurar o login integrado ao diretório da sua empresa, para que as pessoas acessem o Checklist Fácil com as mesmas credenciais corporativas que já usam.

A configuração da integração e do SSO costuma envolver a equipe de tecnologia da sua empresa. Guarde a chave de API em local seguro e não a compartilhe por canais abertos.

Recursos de IA

A seção Recursos de IA reúne os assistentes de Inteligência Artificial disponíveis na plataforma. Ao acessar, você visualiza uma vitrine com os recursos e pode filtrar entre gratuitos e pagos.

Copiloto: é um assistente conversacional que entende comandos em linguagem natural. Você descreve o que deseja fazer e ele te guia até o próximo passo, sem precisar navegar por menus. Ele ajuda tanto na configuração inicial da conta, criando checklists, unidades, usuários e vínculos, quanto na conformidade com Normas Regulamentadoras. Você pode acessá-lo pelo menu lateral ou pelo botão Copiloto no cabeçalho, que abre uma janela flutuante em qualquer tela do sistema.

O Copiloto está em versão beta e, no momento, liberado apenas para perfis de Administrador Geral em bases do Brasil.

Resposta Inteligente: assistente de reconhecimento de imagem que ajuda a responder itens do checklist a partir de uma foto, tornando as inspeções mais rápidas.

Revisor IA: analisa as inspeções automaticamente e identifica divergências nas auditorias, ajudando a escalar a revisão sem aumentar o esforço manual.

Créditos de IA, Histórico e Ajuda

Na parte inferior do menu lateral fica o contador de Créditos IA. Ele mostra quantos créditos você já utilizou do total disponível na sua conta. Os créditos são consumidos pelos recursos de Inteligência Artificial, e o consumo varia conforme o recurso: a Resposta Inteligente consome 1 crédito por resposta e o Revisor IA consome 1 crédito a cada 10 revisões.

Logo abaixo do contador ficam três ícones.

• Histórico: acompanha as exportações e importações feitas na conta, como estruturas de checklist, unidades e usuários.
• Ajuda: abre uma janela com dois atalhos. Em Central de Ajuda você consulta os artigos e tutoriais do sistema. Em Meus Tickets você acompanha o andamento das solicitações que já abriu.
• Atendimento: abre a conversa com o nosso assistente de Inteligência Artificial. Se a sua dúvida precisar de apoio humano, o próprio atendimento oferece a opção de continuar por chat com um especialista ou de abrir um ticket.

Sua conta também conta com atendimento por WhatsApp e com um Gestor de Sucesso do Cliente dedicado, que acompanha a evolução da sua operação na plataforma.

Perfil e configurações da conta

Para acessar o seu perfil e obter informações sobre a sua conta, cobrança e termos de uso do sistema, clique sobre o seu nome no canto superior esquerdo e escolha a informação que deseja consultar.

Trilha de conhecimento

Você pode acessar todos os conteúdos da Central de Ajuda no momento que sentir necessidade. Mas para te auxiliar nesse início, sugerimos uma trilha de conhecimento para que você otimize ainda mais o uso do sistema.

Fique à vontade para segui-la ou acessar os artigos na ordem que faz mais sentido para você.

Etapa	Artigos Recomendados	O que você vai fazer
Configurações iniciais	Tipos de Usuário: o que são e como cadastrá-los?	Definir os perfis de acesso e o que cada pessoa da equipe pode ver e fazer
	Como cadastrar um Usuário?	Cadastrar sua equipe e vincular cada pessoa às unidades e checklists
	Aprenda a criar um novo Departamento	Organizar as pessoas por área da empresa para direcionar planos e etapas
	O que é um Tipo de Unidade e como criar um?	Classificar suas unidades por natureza para aplicar regras diferentes a cada tipo
	O que são as Unidades e como criá-las?	Cadastrar os locais que serão avaliados, como lojas, filiais, obras ou equipamentos
	O que são Regiões/Grupos e como criar uma?	Organizar suas unidades em conjuntos para facilitar vínculos e análises
	Checklists: como criar, estruturar, editar e excluir	Montar seu questionário em áreas e subáreas, definir escalas, pesos e dependências
	O que é e como criar um Workflow?	Montar fluxos com várias etapas e responsáveis diferentes em cada fase
	Notificações: o que são e como configurá-las	Configurar os e-mails automáticos e os alertas de plano de ação e agendamento
	Como criar um novo grupo de Horários de Acesso?	Definir os dias e horários em que cada grupo de usuários pode acessar o sistema
	Como configurar um novo Dashboard?	Montar seu painel de acompanhamento escolhendo os widgets mais relevantes
Checklists e workflows na prática	Regras de configuração dos Agendamentos	Programar quais checklists serão aplicados, por quem, onde e com qual frequência
	Como visualizar e editar agendamentos?	Consultar a agenda, ajustar datas e responsáveis e prorrogar prazos
	Saiba como aplicar um checklist na web	Fazer sua primeira aplicação pelo navegador e concluir a avaliação
	Aplicando um checklist no app	Aplicar em campo pelo celular, com câmera, GPS, código de barras e uso offline
	Como iniciar a aplicação do Workflow na web?	Colocar um fluxo de várias etapas para rodar e acompanhar o andamento
	Como iniciar Workflow pelo aplicativo?	Iniciar e dar andamento aos fluxos direto do celular
	Como criar e tratar Planos de Ação	Abrir planos de ação nos itens não conformes, atribuir responsáveis e aprovar soluções
	Gestor de Ações: habilite e monitore ações	Criar e acompanhar ações do dia a dia da equipe
	Saiba tudo sobre a Contestação de itens	Analisar pedidos de revisão de resposta e recalcular a nota quando aceitos
	Como criar uma Pesquisa de Satisfação?	Coletar a percepção de clientes e equipes com um checklist de pesquisa
Análise e integrações	Relatórios: saiba como utilizá-los	Analisar seus indicadores, o cumprimento da agenda e as não conformidades recorrentes
	Personalize seus relatórios	Definir o que aparece no PDF do checklist aplicado, como fotos, comentários e histórico
	Como criar uma Chave API?	Gerar a credencial que outros sistemas usarão para se conectar à sua conta
	Como consumir dados da API Integration?	Levar os dados das suas aplicações para outros sistemas da empresa
Recursos de IA	Inteligência Artificial (IA): por onde começar?	Entender quais recursos de IA existem e como eles se encaixam na sua rotina
	Copiloto: o assistente inteligente do Checklist Fácil	Configurar a conta conversando com o assistente, sem navegar por menus
	Resposta Inteligente: como funciona?	Usar o reconhecimento de imagem por IA durante as aplicações
	Créditos de IA: tudo o que você precisa saber	Entender como funciona o consumo de créditos dos recursos de IA

Perguntas Frequentes (FAQ)

 1. Por onde eu devo começar? 

Comece pela aba Configurações, na ordem sugerida na trilha acima: Tipos de Usuário, Usuários, Departamentos, Tipos de Unidade, Unidades, Regiões/Grupos e, por fim, Checklists. Essa sequência existe porque o checklist precisa das unidades e dos usuários já cadastrados para ser aplicado. Se preferir, o Copiloto pode conduzir esse passo a passo com você.

 2. Qual a diferença entre um checklist e um workflow? 

O checklist é uma avaliação feita do início ao fim pela mesma pessoa, em um único momento. O workflow é um processo dividido em etapas, com responsáveis diferentes em cada fase. Use checklist para inspecionar e auditar, e workflow quando o processo precisa passar por mãos diferentes até ser concluído, como uma solicitação que exige análise e depois aprovação.

 3. O que é o fluxo de análise de checklists? 

É a etapa de validação que acontece depois que o checklist é concluído. Você define quantas aprovações são obrigatórias, qual o prazo para elas e se a edição fica bloqueada durante a análise. Enquanto não for aprovado, o resultado fica pendente. A aprovação e a reprovação acontecem na aba Checklists Aplicados e podem ser feitas em massa.

 4. Qual a diferença entre Departamentos, Regiões/Grupos e Tipos de Unidade? 

São três formas diferentes de organizar. O Departamento agrupa pessoas por área da empresa, como Qualidade ou Manutenção. A Região ou Grupo agrupa unidades por proximidade ou linha de negócio. O Tipo de Unidade classifica a natureza da unidade, como loja ou centro de distribuição, permitindo regras distintas para cada tipo.

 5. O que é a Contestação de itens? 

É o caminho formal para questionar a resposta dada a um item. Quem discorda registra a contestação, que passa por análise e pode ser aprovada ou reprovada. Se aprovada, a resposta é alterada e a nota final é recalculada, mesmo com o checklist já concluído.

 6. Preciso agendar para conseguir aplicar um checklist? 

Não. Você pode aplicar a qualquer momento pelo botão Iniciar. O agendamento serve para transformar a aplicação em rotina, garantindo que a equipe saiba o que precisa ser feito, por quem e até quando. Se preferir, é possível configurar um checklist para ser aplicado somente quando agendado.

 7. Consigo aplicar checklists sem internet? 

Sim. O aplicativo funciona em modo offline tanto para aplicar checklists quanto para resolver planos de ação. Os dados ficam salvos no dispositivo e são sincronizados automaticamente assim que a conexão for restabelecida. Em Configurações Avançadas você define por quantos dias os checklists ficam disponíveis no aplicativo.

 8. Como personalizo o PDF do checklist aplicado? 

Na configuração do checklist você escolhe o que aparece no PDF, como fotos e comentários das respostas, histórico da aplicação, planos de ação, campos adicionais da unidade, cor das áreas e modo de exibição das respostas. A logo da sua empresa também pode ser usada como imagem de capa.

 9. Não estou vendo o relatório de Ranking. O que fazer? 

O Ranking só aparece no menu de Relatórios quando a opção Visualizar ranking está ativada. Acesse Configurações Avançadas, na aba Personalização, e ligue essa opção.

 10. Como defino as regras de senha e acesso da minha empresa? 

Em Configurações Avançadas, na aba Segurança. Lá você define tamanho mínimo da senha, prazo de expiração, quantas senhas anteriores não podem ser reutilizadas, bloqueio após tentativas de login e expiração de acesso de usuários. Se a sua empresa usa login corporativo, o SSO fica na aba Integrações.

 11. O que são os Créditos de IA que aparecem no menu? 

São a moeda usada pelos recursos de Inteligência Artificial. O contador no rodapé do menu mostra quanto você já utilizou do total disponível. A Resposta Inteligente consome 1 crédito por resposta e o Revisor IA consome 1 crédito a cada 10 revisões.

 12. Não estou vendo o Copiloto no meu menu. O que fazer? 

O Copiloto está em versão beta e, nesta fase, aparece apenas para usuários com perfil de Administrador Geral em bases do Brasil. Verifique o seu tipo de usuário em Configurações.

 13. Onde vejo o resultado das minhas aplicações? 

Em três lugares. Na aba Checklists Aplicados você consulta cada aplicação individualmente. No Dashboard você acompanha os indicadores de forma visual. Em Relatórios você analisa a evolução dos resultados, o cumprimento da agenda, a reincidência de não conformidades, o ranking e a distribuição das equipes em campo.

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