Modo Agente: Preenchimento Automático com IA

• Visão Geral
• Objetivo da Funcionalidade
• Como Funciona: Passo a Passo
• 1. Configuração
• 2. Entrada no Modo Agente
• 3. Detalhes da Área no Agente
• 4. Captura da Evidência
• 5. Aplicação Automática das Respostas
• 6. Resumo e Feedback do Agente
• 7. Sincronização das Respostas
• Métricas de Uso e Performance
• Cenários de Erro
• Limitações da Versão Atual
• Perguntas Frequentes (FAQ)

Visão Geral

O Modo Agente é uma funcionalidade que permite preencher automaticamente vários itens de uma área do checklist usando IA, a partir de uma evidência enviada pelo usuário (audio ou imagem/documento).

O usuário grava um audio descrevendo a inspeção ou anexa fotos e documentos, e o sistema interpreta essa evidência e preenche automaticamente os itens elegíveis da área.

A funcionalidade foi criada para reduzir o tempo e o esforço necessários para preencher checklists com muitos itens repetitivos, permitindo que o usuário descreva ou registre a inspeção de forma natural.

Em Fase Beta: A funcionalidade Agente de Preenchimento está em fase beta. Posteriormente, poderá vir a ser cobrada através do sistema de créditos de IA da plataforma. Os créditos de IA são a forma como a plataforma contabiliza o consumo das funcionalidades de inteligência artificial. Para entender como funciona, consulte o artigo Créditos de IA: tudo o que você precisa saber.

Objetivo da Funcionalidade

Hoje, o preenchimento de checklists com muitos itens exige que o usuário leia item por item, responda manualmente cada um, anexe evidências (fotos, documentos) item a item e repita esse processo em várias áreas da inspeção. Isso gera perda de tempo durante a inspeção, alto esforço repetitivo, maior chance de itens ficarem em branco ou incorretos e dependência de digitação/preenchimento manual mesmo quando a informação já foi coletada (foto, audio).

A Solução

Permitir que o usuário registre a inspeção de forma natural (falando ou anexando evidências) e deixe a IA preencher automaticamente os itens elegíveis do checklist.

Benefícios esperados:

• Menos tempo gasto preenchendo itens repetitivos
• Menos itens em branco ao final da inspeção
• Evidências (audio, fotos, documentos) já vinculadas automaticamente aos itens respondidos
• Introdução de IA como forma de preenchimento assistido no checklist

Como Funciona: Passo a Passo

A funcionalidade está dividida em 7 partes principais:

1. Configuração
2. Entrada no Modo Agente
3. Visualização dos detalhes da área
4. Captura da evidência (audio ou imagem/documento)
5. Aplicação automática das respostas pela IA
6. Resumo e feedback do Agente
7. Sincronização das respostas e evidências

A configuração é exclusiva web, enquanto os itens 2 a 7 estão disponíveis em Web, Android e iOS.

1. Configuração

A configuração do Agente de Preenchimento acontece exclusivamente na web, no nível de área do checklist. O configurador acessa uma área e encontra o botão Ativar Agente para ativar o agente naquela área.

Tipo de evidência

• Voz (audio) ou imagem/arquivo
• Apenas um tipo de evidência por agente; não é possível habilitar mais de um simultaneamente

Descrição da evidência esperada

• Campo obrigatório para Imagens de Arquivos
• Campo opcional para opção de Gravação de Voz
• Texto personalizado que orienta o aplicador sobre qual evidência enviar durante a aplicação
• A descrição é única por agente e por área
• Quando o campo não é preenchido em um agente de voz, o aplicador visualiza a mensagem padrão: "Grave um áudio com as informações do checklist e deixa a IA preencher automaticamente os itens elegíveis."

Seleção de itens

• O configurador seleciona quais itens da área serão respondidos automaticamente
• Quando a área possui subáreas, é possível incluir itens dessas subáreas a partir da configuração da área principal
• Apenas itens de escalas textuais, avaliativos (sim/não e duas carinhas) e numéricos podem ser selecionados
• O sistema permite configurar ao menos 20 itens por agente
• O agente só pode ser ativado com no mínimo dois itens configurados

Instrução adicional por item

• Campo opcional por item configurado
• Melhora a precisão das respostas da IA para aquele item específico
• Sua ausência não bloqueia a ativação do agente
• Este campo pode ser preenchido com uma Instrução Geral da IA, como o item deve ser respondido, o que deve ser avaliado na evidência para preenchimento do item

Salvar Agente

• Uma vez que as configurações foram finalizadas, é possível definir se quer já ativar o agente para uma próxima aplicação ou não
• As configurações do agente podem ser salvas mesmo que o agente ainda não esteja ativo

Regras gerais de configuração:
Um checklist pode ter mais de uma área configurada com o modo agente
O configurador pode adicionar apenas um agente por área
Os formatos, limites de tamanho e validações de qualidade de imagem seguem o mesmo padrão atual do RI
O agente configurado por imagem/arquivo utiliza como padrão um modelo de IA otimizado para leitura de imagem quando não houver instrução adicional específica por item
O agente configurado por voz utiliza como padrão um modelo de IA otimizado para transcrição de voz

2. Entrada no Modo Agente

Cada área do checklist pode ter o Agente de Preenchimento configurado pelo administrador, com um tipo de entrada definido: voz (audio) ou imagem/documento. Cada área tem apenas um tipo configurado.

Ao acessar uma área com Agente configurado, o usuário visualiza uma tela de apresentação com o botão "Começar agora", que direciona para a tela do Agente.

Regras:

• Essa apresentação aparece apenas uma vez por avaliação, mesmo que existam várias áreas com Agente configurado no checklist
• A tela do Agente não pode ser fechada antes de concluir o fluxo
• O Modo Agente mantém um visual padrão, independente da identidade visual (whitelabel) configurada pelo cliente

3. Detalhes da Área no Agente

Ao entrar na tela do Agente, o usuário visualiza:

• Nome da área
• Quantidade de itens elegíveis para preenchimento automático
• Descrição da evidência esperada (personalizada pelo administrador, ou uma mensagem padrão de acordo com o tipo de Agente)
• Lista de itens que serão respondidos (oculta por padrão, com opção de "Mostrar/Ocultar itens")
• Botão de ação de acordo com o tipo de Agente da área: gravar audio ou anexar imagem/documento

4. Captura da Evidência

Áudio (voz)

• O usuário grava um audio em tempo real descrevendo a inspeção (não é possível enviar um audio já gravado)
• Limite de gravação: 2 minutos
• Após gravar, o usuário pode confirmar ou descartar e regravar
• O audio é transcrito automaticamente, respeitando o idioma falado (português, espanhol ou inglês)
• O usuário pode revisar e editar o texto transcrito antes de prosseguir (limite de 5.000 caracteres)

Imagem/Documento

• O usuário anexa fotos ou documentos com as informações da inspeção
• Formatos aceitos: JPG, PNG, HEIC/HEIF, PDF, GIF, WEBP - até 10MB cada
• Limite de até 10 evidências por envio
• Os anexos são exibidos em miniatura na tela do Agente

5. Aplicação Automática das Respostas pela IA

Após o envio da evidência (audio transcrito ou imagens/documentos), a IA analisa o conteúdo e compara com os itens elegíveis da área:

• Itens identificados pela IA são preenchidos automaticamente e marcados como "Preenchido automaticamente com IA"
• Itens não identificados ficam disponíveis para preenchimento manual, marcados como "Não foi possível preencher com IA"
• A evidência utilizada (audio ou imagem/documento) é anexada automaticamente aos itens respondidos pela IA
• Itens preenchidos automaticamente continuam permitindo anexos obrigatórios configurados no item
• Se o usuário editar manualmente uma resposta preenchida pela IA, o item passa a ser marcado como "Preenchido manualmente"

O processamento acontece em segundo plano e o usuário não fica bloqueado durante a análise. Enquanto a IA processa a evidência, é possível continuar respondendo manualmente os itens que não fazem parte do preenchimento automático.

Indicadores visuais:

• Indicador verde: todos os itens elegíveis foram preenchidos
• Indicador amarelo: preenchimento parcial, com o número de itens respondidos

6. Resumo e Feedback do Agente

O usuário pode acessar um resumo do que o Agente preencheu na área, tocando no ícone do Agente.

O resumo apresenta:

• Quantidade de itens analisados, preenchidos e não preenchidos
• A evidência utilizada (audio, com opção de reprodução, ou imagens/documentos, com acesso à lista de mídias)
• Opção de feedback sobre o resultado do Agente
• Botão para refazer o preenchimento da área

Refazer preenchimento

• O reprocessamento acontece sempre no nível da área, nunca no checklist inteiro
• Ao refazer, as respostas e evidências geradas anteriormente pela IA são descartadas
• O usuário precisa enviar uma nova evidência para o Agente processar novamente

7. Sincronização das Respostas e Evidências

Todas as respostas e evidências geradas pelo Agente são sincronizadas junto com a sincronização normal do checklist (não existe uma sincronização separada).

São enviados para a web:

• As respostas preenchidas (automáticas e manuais)
• O status de cada item (preenchido por IA, preenchido manualmente após IA, ou não preenchido pela IA)
• As evidências utilizadas (audio, imagens, documentos), vinculadas aos itens correspondentes
• A transcrição revisada do audio, quando aplicável

Caso a sincronização falhe, os dados ficam salvos no dispositivo e são enviados em uma próxima tentativa.

Métricas de Uso e Performance

O sistema coleta métricas de uso do Agente para acompanhamento interno e melhoria contínua:

• Tempo de processamento do Agente
• Quantidade de itens analisados, preenchidos automaticamente, não preenchidos e alterados manualmente
• Tipo de evidência utilizada (audio ou imagem/documento)
• Feedback enviado pelo usuário sobre o resultado

Cenários de Erro

O Agente exibe mensagens específicas e permite preenchimento manual nos seguintes casos:

• Permissão de microfone negada (ao tentar gravar audio)
• Falha de conexão com a internet ao gravar, enviar evidência ou processar
• Falha na transcrição do audio (permite nova gravação)
• Arquivo de imagem/documento inválido ou não suportado
• Limite de evidências (10) atingido
• Imagem sem qualidade suficiente para análise (permite substituir ou excluir o anexo)
• Falha geral no processamento do Agente (sempre permite seguir com preenchimento manual)

Edição após o uso do Agente

Depois que o Agente preenche os itens, o usuário pode:

• Revisar todas as respostas preenchidas automaticamente
• Editar qualquer resposta preenchida pela IA (passa a ser marcada como preenchimento manual)
• Adicionar anexos obrigatórios adicionais configurados nos itens
• Refazer o preenchimento da área enviando uma nova evidência

Limitações da Versão Atual

Esta funcionalidade não contempla:

• Mais de um tipo de entrada (voz e imagem/documento) na mesma área
• Upload de audio já gravado (apenas gravação em tempo real)
• Histórico de execuções anteriores do Agente além do resumo da área
• Reprocessamento do checklist inteiro de uma vez (sempre por área)

Perguntas Frequentes (FAQ)

 1. O Agente é disponível em todos os planos do Checklist Fácil? 

O Agente de Preenchimento está em fase beta e seu lançamento progressivo será planejado. Recomendamos verificar com seu gerente de contas ou suporte para confirmar a disponibilidade em seu plano.

 2. Posso usar tanto audio quanto imagens na mesma área? 

Não, cada área do checklist pode ter configurado apenas um tipo de entrada: voz (audio) ou imagem/documento. Essa definição é feita durante a configuração do Agente pelo administrador.

 3. Quanto tempo leva para o Agente processar a evidência? 

O tempo de processamento varia dependendo do volume de dados na evidência e da quantidade de itens a serem analisados. O sistema coleta essas métricas de performance para melhorias contínuas.

 4. Preciso esperar a IA terminar o processamento? 

Não. O processamento acontece em segundo plano e você não fica bloqueado durante a análise. Enquanto a IA processa a evidência, é possível continuar respondendo manualmente os itens que não fazem parte do preenchimento automático.

 5. O que acontece se o Agente não conseguir preencher alguns itens? 

Os itens que não forem identificados pela IA ficarão disponíveis para preenchimento manual. Você pode editá-los normalmente, assim como pode refazer o preenchimento da área enviando uma nova evidência.

 6. Como editar respostas preenchidas pelo Agente? 

Após o Agente preencher os itens, você pode editar qualquer resposta normalmente. Ao editar uma resposta que foi preenchida pela IA, o sistema marca esse item como "Preenchido manualmente" para rastreamento.

 7. As evidências (fotos e áudios) são anexadas automaticamente aos itens? 

Sim, a evidência utilizada (audio ou imagens/documentos) é anexada automaticamente aos itens respondidos pela IA. Isso garante rastreabilidade e comprovação documental das respostas.

 8. Como dar feedback sobre o resultado do Agente? 

Após o processamento, o sistema oferece a opção de avaliar o resultado do Agente com feedback simples. Esse feedback é opcional, não bloqueia o uso e é utilizado para melhorias contínuas do modelo de IA.

 9. Qual é o tamanho máximo de arquivo para imagens e documentos? 

O tamanho máximo por arquivo é de 10MB. Os formatos aceitos são: JPG, PNG, HEIC/HEIF, PDF, GIF e WEBP. Você pode enviar até 10 arquivos por vez.

❓Tem dúvidas? Entre em contato com nosso time de suporte.