- Configuração de usuários por etapa
- Todas as etapas pelo mesmo usuário
- Duplicação e links de workflow
- Visualização na Web e no App
- Perguntas Frequentes (FAQ)
Ao configurar as etapas de um workflow no Checklist Fácil, você pode definir usuários específicos responsáveis por aplicar cada fase.
Com isso, as etapas deixam de ficar disponíveis para todos da unidade e passam a aparecer apenas para os responsáveis definidos, garantindo mais controle sobre o processo.
Configuração de usuários por etapa
Para realizar essa definição, acesse a edição do seu workflow. Selecione a etapa desejada e habilite a opção Definir usuário(s) da etapa.
Em seguida, selecione ao menos um usuário responsável na lista apresentada.
Após salvar, você poderá visualizar na lista de etapas quem são os responsáveis atribuídos.
Em workflows já aplicados, também é possível visualizar os usuários responsáveis pelas etapas que ainda não foram executadas.
Todas as etapas pelo mesmo usuário
Existe uma regra importante: ao ativar a configuração Todas as etapas pelo mesmo usuário nas propriedades gerais do workflow, a opção de definir usuários específicos será bloqueada.
Isso ocorre porque o sistema entende que um único usuário deve aplicar o workflow do início ao fim. Se já existirem usuários definidos, o sistema emitirá um alerta informando que essa configuração será desfeita.
Duplicação e links de workflow
Ao duplicar um workflow, todas as configurações são replicadas, incluindo os usuários responsáveis pelas etapas.
A funcionalidade de gerar link de workflows estará disponível apenas para os usuários responsáveis pela primeira etapa, pois quem gera o link se torna automaticamente o aplicador inicial.
Visualização na Web e no App
O comportamento para início e execução das etapas segue as regras abaixo:
- Primeira Etapa: Se houver usuários definidos, o workflow só aparecerá para eles iniciarem (tanto na Web quanto no App).
- Demais Etapas: O botão de iniciar (Web) ou a listagem da etapa (App) estará disponível apenas para os responsáveis atribuídos.
- Notificações: E-mails e push notifications são enviados exclusivamente para os usuários responsáveis pela etapa pendente.
Perguntas Frequentes (FAQ)
1. Posso definir mais de um usuário para a mesma etapa?
Sim. Você pode selecionar vários usuários. Nesse caso, a etapa ficará disponível para todos os selecionados, e qualquer um deles poderá assumir e concluir a tarefa.
2. O que acontece se eu ativar "Todas as etapas pelo mesmo usuário"?
Ao ativar essa opção, o sistema remove automaticamente quaisquer usuários específicos configurados nas etapas, pois a regra passa a ser que o criador do checklist deve executar tudo.
3. Usuários não definidos recebem notificações?
Não. As notificações por e-mail e no aplicativo são enviadas somente para os usuários que foram definidos como responsáveis pela etapa em questão.
❓Tem dúvidas? Entre em contato com nosso time de suporte.