- O que é Workflow (fluxo de trabalho)?
- Conheça os Módulos Workflow
- Vantagens do Workflow
- Como criar um Workflow?
- Incluir automaticamente todas as unidades de um tipo
Veja como criar e gerir fluxos de trabalho padronizados e eficientes por meio dos Módulos Workflow.
O que é Workflow (fluxo de trabalho)?
Workflow é uma solução que possibilita a criação de fluxos de trabalho, ou seja, a aplicação de checklists em etapas e em uma sequência pré-definida.
Nesse sentido, uma etapa somente poderá ser iniciada após a conclusão da anterior, aumentando o controle sobre processos que precisam ser realizados de forma cadenciada.
O Workflow possui dois módulos: o Essencial e o Avançado.
Conheça os Módulos Workflow
Módulo Workflow Essencial
Oferece as ferramentas essenciais para criar processos organizados em etapas sequenciais, garantindo organização, rastreabilidade e padronização.
- Crie até 5 etapas sequenciais;
- Copie respostas, comentários e anexos entre etapas;
- Configure restrições de unidades e usuários.
Módulo Workflow Avançado
Oferece recursos mais robustos, controle granular e automação estratégica.
- Crie até 50 etapas;
- Defina intervalos de tempo e prazos de execução para cada etapa;
- Designe usuários específicos para cada etapa;
- Bloqueie etapas caso existam planos de ação pendentes;
- Inicie workflows via link público (sem necessidade de login).
Clientes dos planos Professional ou Enterprise já podem contratar um dos Módulos Workflow diretamente pelo Marketplace.
Vantagens do Workflow
A principal vantagem é a possibilidade de inserir etapas de aplicação sequenciais e designar aplicadores diferentes para avaliar um checklist em momentos distintos.
Exemplo prático: Você configura um fluxo onde a primeira etapa é preenchida pela Produção. A partir dessa avaliação, o checklist passa automaticamente para um funcionário da Qualidade, otimizando o processo e garantindo uma auditoria completa.
Como criar um Workflow?
Siga o passo a passo abaixo para configurar seu fluxo:
Passo 1: No menu lateral esquerdo, acesse a aba Configurações e clique em Workflows.
Opção Workflows dentro de Configurações, no menu lateral esquerdo.
Passo 2: Clique no botão Novo, localizado no canto superior direito.
Botão Novo no canto superior direito da tela de Workflows.
Passo 3: Na aba Dados Cadastrais, preencha as informações básicas: Nome, Tipo de unidade e Unidades aplicáveis.
Caso não selecione nenhum "Tipo de unidade", todas as unidades cadastradas ficarão disponíveis para seleção.
Se quiser que o workflow valha para todas as unidades de um tipo, incluindo as que forem cadastradas no futuro, veja a seção Incluir automaticamente todas as unidades de um tipo.
Você também pode habilitar configurações específicas:
- Restringir lista: Exibe o workflow apenas para usuários vinculados às unidades da aplicação.
- Todas etapas na mesma unidade: A unidade da primeira etapa define onde as demais serão aplicadas.
- Todas etapas pelo mesmo usuário: O autor do início do fluxo deve aplicar todas as etapas.
- Todas etapas aplicam o mesmo checklist: Replica o checklist da primeira etapa para as demais.
Aba Dados Cadastrais do workflow, com os campos de informações básicas e as configurações específicas.
Passo 4: Cadastre as etapas do fluxo preenchendo:
- Nome da etapa: Não pode ser repetido no mesmo workflow.
- Checklist da etapa: O mesmo checklist pode ser repetido em várias etapas.
- Identificador único (opcional): Um item do checklist (ex: Placa, CPF, Texto Curto) cuja resposta identificará este fluxo. Configurado apenas na primeira etapa. Caso seja usado, o item deve ser obrigatório e não dependente. Saiba mais em O que é o identificador único do Workflow?
Campos da primeira etapa: Nome da etapa, Checklist da etapa e Identificador único.
Passo 5: Clique em Confirmar para criar a primeira etapa.
Botão Confirmar para salvar a configuração da etapa.
Após salvar a primeira etapa, você pode adicionar as próximas clicando em Adicionar Etapa. Ao finalizar toda a estrutura, certifique-se de deixar o Fluxo ativo e clique em Salvar.
Opção Fluxo ativo e botão Salvar para concluir a criação do workflow.
Configurações Extras Ao configurar etapas posteriores à primeira, é possível permitir que o usuário copie respostas, comentários e anexos da etapa anterior. Também é possível bloquear a edição dessas respostas importadas para garantir a integridade dos dados.
Opções para copiar respostas, comentários e anexos da etapa anterior.
Incluir automaticamente todas as unidades de um tipo
A configuração Incluir automaticamente todas as unidades dos tipos selecionados, inclusive as futuras faz o workflow valer para todas as unidades de um ou mais tipos de unidade. As unidades cadastradas depois também são incluídas, sem que seja preciso editar o workflow.
Ela é útil quando novas unidades são cadastradas com frequência, por exemplo por integração, como veículos cadastrados todos os dias.
Disponível para clientes dos planos Professional e Enterprise, nos módulos Workflow Essencial e Avançado, que possuem o módulo Tipo de unidade.
Para configurar:
- Crie um workflow ou abra um existente para edição.
- Na aba Dados Cadastrais, selecione um ou mais tipos em Tipo de Unidade (ex.: Veículo).
- Ative a opção Incluir automaticamente todas as unidades dos tipos selecionados, inclusive as futuras.
- Confira que o campo Unidades aplicáveis ficou desabilitado, com o texto "Todas as unidades dos tipos selecionados, atuais e futuras".
- Salve o workflow.
Opção de incluir automaticamente as unidades ativada. Com ela, o campo Unidades aplicáveis fica bloqueado.
Ao salvar, o workflow passa a valer para todas as unidades que já existem nos tipos selecionados. As próximas unidades cadastradas nesses tipos são incluídas automaticamente.
Perguntas Frequentes (FAQ)
1. Posso repetir o nome de uma etapa?
Não. O sistema não permite nomes de etapas repetidos dentro do mesmo workflow para garantir a organização do fluxo.
2. Posso usar o mesmo checklist em várias etapas?
Sim. Ao contrário do nome da etapa, você pode repetir o mesmo modelo de checklist em quantas etapas forem necessárias.
3. Qual a diferença principal entre o módulo Essencial e Avançado?
O Essencial permite até 5 etapas sequenciais básicas. O Avançado permite até 50 etapas e inclui automações como prazos, bloqueios por pendências e links públicos.
4. O identificador único é obrigatório para criar o workflow?
Não. O identificador único é opcional e só pode ser configurado na primeira etapa. Sem ele, o workflow aplicado aparece na listagem com o campo do identificador em branco.
5. Preciso editar o workflow sempre que uma nova unidade for cadastrada?
Não, se a opção Incluir automaticamente todas as unidades dos tipos selecionados, inclusive as futuras estiver ativa. Com ela, toda nova unidade dos tipos selecionados passa a fazer parte do workflow automaticamente. Sem essa opção, é preciso incluir a nova unidade em Unidades aplicáveis.
❓Tem dúvidas? Entre em contato com nosso time de suporte.