Desativar um usuário bloqueia o acesso dele ao sistema e mantém todo o histórico de checklists aplicados e planos de ação. Usuários desativados não contam no limite de usuários do plano e podem ser reativados a qualquer momento.
Há duas formas de ativar e desativar usuários manualmente e duas regras de desativação automática.
- Ativar/desativar usuários individualmente
- Ativar/desativar usuários em massa
- O que o usuário desativado vê ao tentar entrar
- Desativação automática por inatividade
- Desativação automática por erro na senha
- Perguntas Frequentes (FAQ)
Se o colaborador saiu da empresa, prefira desativar em vez de excluir. A exclusão também remove os checklists aplicados, os planos de ação e os agendamentos do usuário. Veja a diferença em Quais as diferenças entre desativar e excluir no sistema?
Ativar/desativar usuários individualmente
Acesse Configurações > Usuários. Há duas formas de desativar ou reativar um usuário.
Pelo menu de três pontinhos: passe o cursor sobre a linha do usuário, clique no menu de três pontinhos e selecione Desativar. Se o usuário já estiver desativado, a opção aparece como Ativar.
Menu de três pontinhos de um usuário desativado, com a opção Ativar no lugar de Desativar.
Pela edição do usuário: clique no ícone de lápis (Editar) e desça até o rodapé da aba DADOS CADASTRAIS. Ligue ou desligue a chave Ativo e clique em SALVAR.
Rodapé da edição do usuário, com a chave Ativo ao lado do botão SALVAR.
Não é possível desativar o Gerente de Conta da base, nem manualmente nem pelas regras automáticas. Para desativá-lo, primeiro transfira a função para outro usuário. Veja como em Gerente de Conta: O que é e como transferir a função.
Ativar/desativar usuários em massa
Na lista de Configurações > Usuários, a tonalidade do texto indica a situação de cada usuário:
- Tonalidade mais escura: usuário ativo.
- Tonalidade mais clara: usuário desativado.
Para ver apenas os ativos ou apenas os desativados, clique no ícone de filtro ao lado do campo Buscar e use o filtro Ativo.
Lista de usuários em que o usuário desativado aparece com o nome, o Tipo de usuário e o Nome de usuário em tonalidade mais clara.
Marque as caixas de seleção à esquerda dos usuários e clique no ícone de chave, no rodapé da página. Com usuários ativos selecionados, o ícone executa a ação Desativar em massa. Com usuários desativados selecionados, ele executa Ativar em massa.
Rodapé da lista de usuários com um usuário desativado selecionado e o ícone de chave exibindo a ação Ativar em massa.
Quando a base atinge a quantidade de usuários ativos inclusa no plano, o sistema bloqueia também a reativação. Para reativar, desative antes os usuários que não utilizam mais o sistema. Saiba mais em Limite de usuários por plano.
O que o usuário desativado vê ao tentar entrar
Quando um usuário desativado tenta fazer login, o sistema exibe a mensagem "Desculpe, seu usuário está desativado. Entre em contato com o responsável de sua empresa.". Para voltar a acessar, alguém com a permissão Configura usuários precisa reativar o cadastro.
Tela de login exibindo a mensagem "Desculpe, seu usuário está desativado. Entre em contato com o responsável de sua empresa."
Desativação automática por inatividade
O sistema pode desativar automaticamente os usuários que ficam um período sem atividade. Isso evita que contas sem uso permaneçam ativas.
A regra é configurada em Configurações > Configurações Avançadas, aba SEGURANÇA, no campo Desativar usuário por inatividade após. Informe o número de dias. O valor padrão é 0, que mantém a regra desligada.
Aba SEGURANÇA das Configurações Avançadas, com o campo Desativar usuário por inatividade após, em dias, e o aviso de que é necessário habilitar a permissão Acesso expira por inatividade em Tipos de Usuário.
A regra vale apenas para os usuários cujo Tipo de Usuário tem a permissão Acesso expira por inatividade, no grupo Configurações. Usuários de tipos sem essa permissão nunca são desativados por inatividade, mesmo com a regra ligada.
Grupo Configurações nas permissões do Tipo de Usuário, com a permissão Acesso expira por inatividade, que define quem entra na regra, e a permissão Configurações avançadas, que libera a tela onde a regra é configurada.
Para alterar as regras da aba SEGURANÇA, o seu Tipo de Usuário precisa ter a permissão Configurações avançadas.
Com a regra ligada, o sistema acompanha a última atividade de cada usuário. Qualquer uma destas ações reinicia a contagem de dias do zero:
- Login no sistema.
- Atualização dos dados do usuário.
- Sincronização.
- Reativação manual, feita pela tela (individual ou em massa), pela API de integração ou por importação.
Se o usuário passar o período configurado inteiro sem nenhuma dessas ações, ele é desativado no dia seguinte. Por exemplo, com a regra em 30 dias, o usuário é desativado no 31º dia sem atividade.
Ao reativar manualmente um usuário desativado por inatividade, a contagem recomeça do zero, mesmo que ele não faça login logo em seguida. Assim, ele não é desativado de novo no dia seguinte: só volta a ser desativado se ficar mais um período completo sem atividade.
Usuários que nunca fizeram login também entram na regra. Nesse caso, a contagem começa na data de criação do usuário. Por exemplo, com a regra em 90 dias, um usuário criado em 01/01 que nunca entrou no sistema é desativado no 91º dia.
Logo abaixo, o campo Alertar usuário da expiração do acesso com antecedência de define com quantos dias de antecedência o usuário é alertado antes da desativação por inatividade.
Desativação automática por erro na senha
O sistema também desativa automaticamente o usuário que erra o login várias vezes, seja no e-mail, no Nome de usuário ou na senha. Isso protege as contas contra acessos indevidos.
A regra fica na mesma aba SEGURANÇA, no campo Desativar usuário quando falhar no login após. Informe o número de tentativas. O valor padrão é 3. Para desligar a regra, preencha o campo com 0.
Campo Desativar usuário quando falhar no login após, na aba SEGURANÇA, com o valor padrão de 3 tentativas.
Se não lembrar a senha, use a opção Esqueci minha senha antes de esgotar as tentativas. Depois que o usuário é desativado, só volta a acessar quando alguém com a permissão Configura usuários reativa o cadastro.
Perguntas Frequentes (FAQ)
1. Meu usuário foi desativado sozinho. Por quê?
Existem duas regras automáticas: a desativação por inatividade, quando o usuário fica o período configurado sem atividade, e a desativação por erro na senha, quando ele erra o login mais vezes que o permitido. Nos dois casos, peça a quem administra a base da sua empresa para reativar o cadastro.
2. Como desbloqueio um usuário que foi desativado?
Em Configurações > Usuários, clique no menu de três pontinhos do usuário e selecione Ativar. Para reativar vários de uma vez, selecione os usuários e clique no ícone Ativar em massa, no rodapé da página.
3. Configurei a desativação por inatividade, mas ela não está funcionando. Por quê?
Confira se o campo Desativar usuário por inatividade após está com um valor maior que 0 e se o Tipo de Usuário das pessoas tem a permissão Acesso expira por inatividade. A regra só vale para os tipos que têm essa permissão. Lembre também que login, sincronização, atualização dos dados e reativação reiniciam a contagem.
4. Usuário que nunca entrou no sistema também é desativado?
Sim. Nesse caso, a contagem de dias começa na data de criação do usuário.
5. Se eu reativar um usuário, ele é desativado de novo no dia seguinte?
Não. A reativação reinicia a contagem de inatividade do zero. Ele só volta a ser desativado se ficar mais um período completo sem atividade.
6. Errei a senha várias vezes e meu usuário foi desativado. O que faço?
Peça a quem administra a base da sua empresa para reativar o seu cadastro. Da próxima vez, se não lembrar a senha, use Esqueci minha senha antes de esgotar as tentativas.
7. Por que não consigo desativar o administrador da conta?
O usuário que não pode ser desativado é o Gerente de Conta. Para desativá-lo, primeiro transfira a função para outro usuário. Os demais usuários com Administração Geral podem ser desativados normalmente.
8. Usuário desativado conta no limite do plano?
Não. Apenas os usuários ativos contam no limite de usuários do plano.
9. Por que não consigo reativar um usuário?
Provavelmente a base já atingiu a quantidade de usuários ativos inclusa no plano. Desative os usuários que não utilizam mais o sistema e tente reativar de novo.
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