- Visão Geral
- Configuração
- Comportamento por Tipo de Fluxo
- Ações Disponíveis
- Registro no Histórico
- Perguntas Frequentes (FAQ)
Visão Geral
A aprovação automática permite que o sistema execute uma ação predefinida em checklists que permanecem "Em análise" por mais tempo do que o prazo configurado, sem necessidade de intervenção manual. A ação pode ser: aprovar, reprovar ou excluir o checklist aplicado.
Esta novidade é uma melhoria que faz parte da funcionalidade de Fluxo de Análise. Quer saber mais sobre o fluxo de análise? Clique aqui. Caso tenha interesse em adquirir a funcionalidade, entre em contato com seu CS (Customer Success).
Configuração
A funcionalidade é ativada na tela Configurar Checklist > Dados Cadastrais > Fluxo de análise, através das seguintes opções:
| Configuração | Descrição |
|---|---|
| Checklists aplicados devem passar por análise | Habilita o fluxo de análise. É o pré-requisito para as demais configurações. |
| Checklist possui prazo para ser analisado | Define um prazo (em horas) e a ação automática a executar quando ele expirar. Funciona independente do fluxo sequencial estar ativo. |
| Prazo para análise dos checklists | Quantidade de horas antes da ação automática ser disparada pelo sistema. |
| Ação automática a ser realizada quando o prazo expirar | Opções disponíveis: Aprovar o checklist, Reprovar o checklist ou Excluir o checklist aplicado. |
Comportamento por Tipo de Fluxo
Fluxo de Análise Não Sequencial
Neste modelo, todos os usuários configurados como analisadores podem aprovar o checklist simultaneamente, dentro do mesmo prazo estipulado. Quando o tempo limite expira:
- O sistema executa a ação configurada de uma única vez, satisfazendo todas as aprovações necessárias em simultâneo.
- É gerado exatamente um registro no histórico do checklist, independentemente da quantidade de aprovações configuradas.
- O registro exibido levará o nome de um dos usuários do perfil selecionado (ou de um administrador, caso não haja usuários disponíveis no perfil), sempre acompanhado do comentário "Aprovação automática feita pelo sistema".
Exemplo: Se são necessárias 3 aprovações e o prazo é de 24 horas. Após as 24h, o sistema aprova as 3 de uma vez. Resultado: 1 registro gerado e o checklist é aprovado.
Fluxo de Análise Sequencial
Neste formato, cada etapa tem seu próprio aprovador definido. Ele só pode agir após a conclusão da etapa anterior. Por isso, o prazo configurado é reiniciado a cada etapa que é aprovada (mesmo que a aprovação anterior tenha sido automática).
Exemplo de Etapas: Analista > Gerente > Diretor. Prazo: 24 horas por etapa. Após 24h da abertura: Analista é aprovado automaticamente (o prazo reinicia). Após mais 24h: Gerente é aprovado automaticamente (o prazo reinicia novamente). Após mais 24h: Diretor é aprovado automaticamente. Resultado: Checklist concluído.
O registro de cada aprovação automática segue o mesmo padrão: nome de Administrador do sistema com o comentário "Aprovação automática feita pelo sistema".
Ações Disponíveis
| Ação | Comportamento | Status Resultante |
|---|---|---|
| Aprovar o checklist | Satisfaz todas as aprovações pendentes de uma vez (fluxo não sequencial) ou a aprovação da etapa atual (fluxo sequencial). | Em análise / Concluído |
| Reprovar o checklist | Reprova o preenchimento imediatamente ao expirar o prazo estipulado. | Reprovado |
| Excluir o checklist aplicado | Exclui de forma definitiva o registro do checklist aplicado imediatamente ao expirar o prazo. | (Sem registro) |
Registro no Histórico
Toda ação automática gera um único registro no histórico do checklist aplicado, que pode ser visualizado com as seguintes informações:
- Responsável: Nome do usuário selecionado automaticamente pelo sistema.
- Status: Aprovado ou reprovado (conforme a ação definida).
- Data e hora: Momento exato da execução automática.
- Comentário: "Aprovação automática feita pelo sistema".
Perguntas Frequentes (FAQ)
1. Posso usar a aprovação automática em fluxos não sequenciais?
Sim. Nesse caso, a ação configurada será executada de uma única vez, validando todas as aprovações necessárias em simultâneo ao expirar o prazo, gerando um único registro no histórico.
2. O que acontece com o prazo em um fluxo de análise sequencial?
No fluxo sequencial, cada etapa possui o seu aprovador. O prazo configurado nas configurações é reiniciado a cada avanço de etapa, mesmo que a aprovação anterior tenha sido realizada automaticamente pelo sistema.
3. Quem aparece como responsável no histórico da aprovação automática?
O registro no histórico exibe o nome de um dos usuários configurados para aprovação, ou o nome do Administrador do sistema caso não existam usuários dos perfis selecionados disponíveis. A ação sempre trará a justificativa "Aprovação automática feita pelo sistema".
❓Tem dúvidas? Entre em contato com nosso time de suporte.