Este artigo explica como funcionam os envios automáticos de e-mail relacionados a checklists no sistema.
Aqui você encontrará as regras aplicadas em cada tipo de notificação, além dos locais de configuração que influenciam quem será notificado.
Tipos de e-mails de Checklist
Checklist concluído
O e-mail é enviado para usuários ativos que:
Têm a notificação Checklists > Concluídos ativa;
Estão vinculados à unidade do checklist aplicado;
Possuem vínculo do tipo E-mail com o checklist;
Possuem vínculo com 1 ou mais departamentos (caso o módulo de Departamentos esteja ativo).
Destinatários adicionais:
E-mails em cópia: cadastrados na tela de Compartilhamento da avaliação.
E-mails da unidade: se a opção Unidade recebe e-mail deste checklist? estiver ativa.
E-mail do aplicador: se a opção Usuário recebe e-mails dos checklists aplicados por ele? estiver ativa.
Classificação do checklist: quando configurada em Relatórios > Classificação do checklist, notifica os e-mails definidos na classificação, caso a nota esteja dentro da faixa configurada
Checklist em andamento
Segue as mesmas regras de envio do checklist concluído, mas com a notificação Checklists > Em andamento ativa no perfil do usuário.
Atenção: esse envio não é automático. Para enviar e-mails de checklist em andamento, vá até Checklists Aplicados, filtre pelo checklist em andamento que deseja enviar, clique nos três pontinhos ao lado direito e depois em "Enviar e-mail checklist em andamento".
E para que esta opção fique disponível, o checklist deve ter a configuração Permite enviar e-mail de checklist em andamento? ativa em sua configuração Dados cadastrais > Notificação.Checklist em análise
E-mail "Checklist em análise":
Enviado ao aplicador, se a opção Usuário recebe e-mails dos checklists aplicados por ele? estiver ativa.
Só ocorre na primeira etapa de análise, após a conclusão.
Não é enviado após o término de todas as etapas de análise.
E-mail "Checklist aguardando análise":
Enviado aos analisadores quando o checklist possui fluxo de análise.
Fluxo sequencial: enviado a usuários ativos que:
Estão vinculados à unidade do checklist;
Possuem vínculo E-mail no checklist (aba Usuários);
Possuem vínculo Aplicar ou Relatório;
São do tipo de usuário da etapa atual;
Se houver usuário específico definido para a etapa, ele também é incluído.
? Observações:
O aplicador é removido da lista, para não receber esse e-mail junto ao de Checklist em análise.
E-mails cadastrados em Compartilhamento também recebem.
Fluxo não sequencial
Enviado a usuários ativos que:
Estão vinculados à unidade do checklist;
Possuem vínculo E-mail no checklist (aba Usuários);
Possuem vínculo com 1 ou mais departamentos (se o módulo estiver ativo);
Têm permissão Aprovar/Reprovar checklists;
Estão listados em Fluxo de análise > Tipos de usuário que podem analisar os checklists.
4. Checklist aprovado
Enviado apenas em aprovações automáticas, quando configurado para:
Fluxo de análise sequencial ativo;
Checklist com prazo para análise;
Ação automática definida como Aprovar o checklist.
Definição do aprovador automático:
Tipo de usuário da etapa atual;
Vínculo com a unidade e departamentos;
Usuário ativo;
Caso haja usuário específico para a etapa, ele será o aprovador.
? Observação: Aprovações manuais não geram este e-mail.
5. Checklist reprovado
O e-mail é enviado para:
Usuário que reprovou: deve estar ativo, vinculado à unidade, ao checklist (tipo E-mail) e, se aplicável, ao departamento.
Aplicador: se estiver ativo, vinculado ao checklist e unidade, possuir permissão Relatório > Histórico e, se aplicável, vínculo com departamento.
6. Checklist reaberto
Enviado para usuários ativos que:
Têm a notificação Checklists > Reabertos ativa;
Estão vinculados à unidade;
Possuem vínculo E-mail no checklist (aba Usuários);
Possuem vínculo com departamento (se aplicável).
? Observação: o aplicador sempre recebe este e-mail, independentemente das notificações.
7. Checklist excluído
Enviado apenas em casos de exclusão automática, quando o checklist está configurado com:
Fluxo de análise sequencial ativo;
Prazo para ser analisado ativo;
Ação automática definida como Excluir o checklist.
Definição do responsável pela exclusão automática:
Tipo de usuário da etapa atual;
Vínculo com unidade e departamento (se aplicável);
Usuário ativo;
Caso haja usuário específico, ele será o responsável.
? Critérios de seleção:
1 usuário encontrado → será o responsável.
Vários usuários → o primeiro criado será o responsável.
Nenhum usuário → o primeiro administrador ativo da empresa será o responsável.
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