Neste artigo, explicamos o cadastro de um novo usuário por convite, desde o envio até a conclusão do cadastro pelo convidado.
- Quando usar o cadastro por convite
- Como enviar um convite para cadastro de um novo usuário?
- Como configurar o acesso do novo usuário?
- Recebendo o convite por e-mail
- É possível reenviar um convite?
- É possível excluir um convite enviado?
- Perguntas Frequentes (FAQ)
Quando usar o cadastro por convite
No cadastro por convite, você informa apenas o e-mail e o Tipo de Usuário da pessoa. O próprio convidado recebe um e-mail, cria a senha e preenche os dados cadastrais. Enquanto isso, você já pode configurar os acessos dele.
Se preferir preencher todos os dados e definir a senha você mesmo, use a opção Criar usuário, explicada em Como cadastrar um Usuário?
Como enviar um convite para cadastro de um novo usuário?
Passo 1: no menu lateral, clique em Configurações e depois em Usuários.
Menu lateral com a opção Usuários dentro de Configurações.
Passo 2: clique no botão Novo.
Tela de Usuários com o botão Novo em destaque.
Passo 3: na janela Novo Usuário, selecione a opção Enviar convite.
Janela Novo Usuário, com as opções Criar usuário e Enviar convite.
Passo 4: na janela Enviar convite, preencha:
- E-mail: um ou mais e-mails válidos, separados por ponto e vírgula (;), com limite de 200 endereços por convite.
- Tipo de Usuário*: o tipo que define as permissões dos convidados.
Janela Enviar convite, com os campos E-mail e Tipo de Usuário e o aviso de que o link vale por 7 dias.
Se o Tipo de Usuário que você precisa ainda não existe, clique em + Adicionar novo, no fim da lista de tipos. A tela de cadastro de tipos abre em uma nova aba. Depois de salvar, feche essa aba e volte à janela do convite: o novo tipo aparece ao clicar de novo no campo Tipo de Usuário.
Lista do campo Tipo de Usuário na janela Enviar convite, com a opção + Adicionar novo no final.
Passo 5: clique em ENVIAR. O botão só fica disponível quando os dois campos estão preenchidos corretamente.
O sistema exibe a mensagem "Convite enviado!" e o convite entra na lista de usuários. Enquanto o convidado não conclui o cadastro, a coluna Nome mostra Aguardando confirmação. Se o prazo de 7 dias passar sem cadastro, ela mostra Convite expirado.
Lista de usuários com o convite enviado, exibido como Aguardando confirmação na coluna Nome.
Como configurar o acesso do novo usuário?
Você não precisa esperar o convidado aceitar o convite para configurar os vínculos dele com unidades, checklists e departamentos. Assim, ele já entra no sistema pronto para trabalhar.
Na lista de usuários, convites e usuários com vínculos faltando aparecem com um ícone de alerta ao lado do Nome de usuário, com a mensagem "Usuário sem vínculos". Enquanto houver algum usuário nessa situação, o topo da tela exibe o aviso Configurações necessárias!.
Aviso Configurações necessárias! no topo da lista e convite pendente com o ícone de alerta Usuário sem vínculos ao lado do Nome de usuário.
Para configurar, clique no menu de três pontinhos do convite e selecione Configurar acessos. A edição abre direto na primeira aba que ainda está sem vínculos.
Menu de três pontinhos do convite pendente, com a opção Configurar acessos.
Ligue os vínculos desejados em cada aba e clique em SALVAR. Para entender o que cada vínculo libera, veja Usuário: como vincular a departamentos, unidades e checklists.
Tela de configuração dos acessos do convidado, com as abas de vínculos.
Enquanto o convite está pendente, a aba DADOS CADASTRAIS exibe o aviso "Alguns campos estão temporariamente bloqueados até que o convite seja confirmado. As demais abas estão desbloqueadas e podem ser acessadas normalmente." Nessa fase, só é possível editar o Tipo de Usuário, os Campos Adicionais e, quando disponível, a Integração por SSO. O Nome de usuário fica preenchido com o e-mail do convidado e bloqueado até a confirmação.
Se a base tiver Campos Adicionais obrigatórios, eles não são pedidos ao convidado. Nesse caso, a seção Campos adicionais exibe o aviso "Campos obrigatórios não preenchidos porque não foram exigidos ao usuário convidado durante o cadastro. Eles serão exigidos na edição." O aviso some depois que os campos são preenchidos e salvos.
Recebendo o convite por e-mail
O convidado recebe um e-mail com o título "Bem-vindo a Checklist Fácil" e o botão Concluir cadastro. O link vale por 7 dias. Depois desse prazo, é preciso reenviar o convite.
E-mail de convite recebido pelo convidado, com o botão Concluir cadastro e a validade de 7 dias.
Ao clicar em Concluir cadastro, abre a página de cadastro, com a cor e a logo definidas pela empresa nas Configurações Avançadas. O convidado preenche os campos obrigatórios:
- Nome.
- Idioma: Português, Espanhol ou Inglês.
- País.
- Senha e Confirmar senha: no mínimo 8 caracteres, com pelo menos um caractere especial, um número, uma letra maiúscula e uma letra minúscula.
O campo E-mail já vem preenchido e bloqueado. Esse e-mail também passa a ser o Nome de usuário do convidado.
Página de cadastro do convidado, com os campos Nome, Idioma, País, E-mail, Senha e Confirmar senha e o botão CONFIRMAR.
Com tudo preenchido, o botão CONFIRMAR é habilitado. Ao clicar, o convidado entra automaticamente no sistema.
Quem enviou o convite recebe um e-mail "Cadastro concluído", avisando que o convidado acessou o sistema. O e-mail traz o botão Acessar conta, para criar ou ajustar os vínculos e preencher os Campos Adicionais obrigatórios, se houver.
É possível reenviar um convite?
Sim. Na lista de usuários, clique no menu de três pontinhos do convite e selecione Reenviar e-mail de convite. Uma mensagem no rodapé da página confirma o reenvio.
Menu de três pontinhos do convite pendente, com a opção Reenviar e-mail de convite.
Ao reenviar, o link do convite anterior deixa de funcionar. O convidado precisa usar o link do e-mail mais recente.
É possível excluir um convite enviado?
Sim. Na lista de usuários, clique no menu de três pontinhos do convite e selecione Excluir. O sistema exibe a mensagem "Convite excluído com sucesso".
Menu de três pontinhos do convite pendente, com a opção Excluir.
Se o convidado tentar abrir o link de um convite excluído, verá a tela Link indisponível, com a mensagem "O link para acessar o sistema não está mais disponível. Para obter um novo link, entre em contato com o responsável pela configuração do sistema."
Tela Link indisponível, exibida ao convidado quando o convite não existe mais.
Perguntas Frequentes (FAQ)
1. O convidado perdeu o prazo de 7 dias. O que faço?
Na lista de usuários, o convite aparece como Convite expirado. Clique no menu de três pontinhos dele e selecione Reenviar e-mail de convite. O convidado recebe um novo link, válido por mais 7 dias.
2. O convidado abriu o link e apareceu Link indisponível. Por quê?
Essa tela aparece quando o convite foi excluído. Se o convite foi reenviado, o link anterior também deixa de funcionar e o convidado deve usar o e-mail mais recente. Para gerar um novo link, envie ou reenvie o convite.
3. Posso convidar várias pessoas de uma vez?
Sim. No campo E-mail, informe até 200 e-mails separados por ponto e vírgula (;). Todos recebem o mesmo Tipo de Usuário.
4. Posso configurar os acessos antes de o convidado aceitar o convite?
Sim. Clique no menu de três pontinhos do convite, selecione Configurar acessos e defina os vínculos. Quando o convidado concluir o cadastro, os acessos já estarão prontos.
5. Por que não consigo editar o nome e o e-mail de um convite pendente?
Enquanto o convite não é aceito, esses dados ficam bloqueados, porque quem preenche é o próprio convidado. Nessa fase, só é possível editar o Tipo de Usuário, os Campos Adicionais e, quando disponível, a Integração por SSO.
6. Como sei que o convidado concluiu o cadastro?
Quem enviou o convite recebe o e-mail Cadastro concluído. Na lista de usuários, o texto Aguardando confirmação é substituído pelo nome que o convidado cadastrou.
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