- O que é o Checklist Colaborativo?
- Como configurar o Checklist Colaborativo
- Como compartilhar o preenchimento
- Como encontrar checklists compartilhados com você
- Colaborando e concluindo o checklist
- Histórico de alterações no relatório
- Perguntas Frequentes (FAQ)
Esta funcionalidade está atualmente em fase beta.
O que é o Checklist Colaborativo?
O Checklist Colaborativo permite que várias pessoas preencham o mesmo checklist ao mesmo tempo. Essa funcionalidade foi criada para equipes de auditoria e lojas que contam com mais de um responsável realizando a mesma inspeção, evitando que o preenchimento precise ser feito uma pessoa de cada vez.
Com essa funcionalidade, você pode:
- Compartilhar o checklist com colegas pela Web ou pelo aplicativo.
- Acompanhar quem está aplicando o checklist junto com você.
- Continuar uma aplicação que outra pessoa já começou.
- Consultar no relatório quem respondeu cada item.
Esta funcionalidade está disponível apenas para contas no plano Enterprise. No momento, o Checklist Colaborativo está em fase beta e sendo liberado gradualmente para as contas elegíveis.
Disponível a partir das versões Android 3.84.0 e iOS 3.29.1. Clientes com versões anteriores precisarão atualizar o aplicativo para utilizar o Checklist Colaborativo.
Como configurar o Checklist Colaborativo
Antes de compartilhar um checklist, é preciso habilitar essa opção nas configurações. Veja o passo a passo:
- Acesse Checklist > Configurar Checklist.
- Clique na aba Dados Cadastrais.
- No bloco Preenchimento, ative o toggle Permitir preenchimento compartilhado.
- Clique em Salvar.
Ao ativar essa opção, os usuários convidados poderão participar do preenchimento do checklist e o relatório passará a registrar quem realizou cada ação.
Como compartilhar o preenchimento
Com a opção habilitada, você pode compartilhar o preenchimento a qualquer momento, mesmo depois de já ter começado a responder o checklist.
Durante a aplicação, clique no botão COMPARTILHAR, localizado no canto superior direito da tela, ao lado de FILTROS.
Esse botão abre a janela Compartilhar preenchimento, onde você pode adicionar as pessoas que vão colaborar com você.
Adicionando participantes
Existem duas formas de adicionar participantes na janela de compartilhamento:
- Busca por nome ou e-mail: digite o nome ou e-mail da pessoa no campo indicado. Você pode adicionar várias pessoas de uma vez, separando os nomes com Enter ou vírgula. Cada pessoa adicionada aparece como um marcador (chip) que pode ser removido clicando no X.
- Seleção pela lista de sugestões: abaixo do campo de busca, você encontra uma lista com os usuários já vinculados à conta. Também é possível clicar em "Todos com vínculo" para adicionar de uma vez todas as pessoas vinculadas ao checklist, departamento e unidade.
Assim que os participantes são adicionados, eles já podem colaborar no preenchimento em andamento, sem precisar reiniciar a aplicação nem esperar o checklist ser concluído.
Você também pode usar a opção Copiar link para gerar um link direto de acesso ao preenchimento em andamento e enviá-lo por qualquer canal. Apenas as pessoas convidadas conseguem acessar por esse link.
Dica: use a opção Copiar link quando quiser compartilhar o checklist rapidamente por e-mail, WhatsApp ou outro canal de comunicação da sua equipe.
Para aparecer na lista de sugestões, o usuário precisa estar ativo, vinculado ao checklist, departamento e unidade, e ter a permissão "Visualiza checklists não concluídos de outros usuários".
Diferenças entre Web e aplicativo
A forma de selecionar participantes muda um pouco entre as versões:
- Web: a seleção dos usuários aparece em chips.
- Aplicativo: a seleção dos usuários aparece em uma lista.
Em ambas as versões, o compartilhamento é feito clicando em Compartilhar.
Como encontrar checklists compartilhados com você
Na Web, na tela "Checklists aplicados", os checklists em que você foi convidado a colaborar exibem uma tag verde "Compartilhado" logo abaixo do status. Ao passar o mouse sobre essa tag, aparece uma explicação: "Compartilhado com você. Você foi convidado para participar do preenchimento deste checklist."
Para encontrar esses checklists mais rápido, use o filtro "Compartilhados comigo", disponível ao lado de "Meus filtros" e "Minhas análises". Esse filtro mostra os checklists com status Em andamento, Reaberto e Reprovado, e pode ser combinado com os demais filtros da tela, como Período e Unidade.
No aplicativo, esse acesso é feito por um item de menu dedicado, chamado "Compartilhados comigo", onde você encontra todos os checklists em que foi convidado a colaborar.
Colaborando e concluindo o checklist
Convite por e-mail
Depois que você compartilha o preenchimento, cada participante convidado recebe um e-mail com as informações do checklist e um link para acessar a aplicação diretamente.
O e-mail traz o código do checklist, a unidade, o nome do checklist, o autor e a data de início, além do botão "Continuar checklist".
Removendo um participante
Se precisar remover alguém do compartilhamento, abra novamente a janela "Compartilhar preenchimento" e clique no X ao lado do nome da pessoa que deseja remover.
Concluindo o checklist
Depois que todas as respostas e complementos obrigatórios forem preenchidos, qualquer um dos participantes pode concluir o checklist.
Assim que o checklist é concluído por um participante, os demais são automaticamente redirecionados para fora da aplicação.
Atenção: a aplicação colaborativa no aplicativo funciona de forma online. As respostas são enviadas instantaneamente para a Web para que os demais colaboradores acompanhem a evolução do preenchimento em tempo real. Atualmente, não há suporte para preenchimento offline neste modo (essa possibilidade está em avaliação para versões futuras). Recomendamos garantir uma conexão estável durante a aplicação colaborativa, especialmente em locais remotos.
Histórico de alterações no relatório
Com o Checklist Colaborativo, o relatório Web passa a mostrar quem respondeu cada pergunta do checklist.
Abaixo de cada pergunta respondida, aparece a linha "Respondido por", com um chip contendo as iniciais da pessoa e a data e hora da última alteração da resposta. Essa informação só aparece em checklists com a opção "Permitir preenchimento compartilhado" ativada.
Quando existem respostas anteriores para o mesmo item, aparece o link "Ver histórico (N)", que abre uma janela com o histórico completo daquela pergunta. Esse mesmo tipo de link também aparece nos complementos de área (planos de ação) e nos complementos gerais, sempre que houver alterações.
Ao abrir o histórico, os registros aparecem em ordem cronológica, do mais recente para o mais antigo. Registros do mesmo tipo feitos em sequência, sem nenhuma outra ação no meio, são agrupados em uma única linha, mostrando a data e hora do último registro. Para fechar a janela, basta clicar em Voltar.
Perguntas Frequentes (FAQ)
1. Preciso de um plano específico para usar o Checklist Colaborativo?
Sim. O Checklist Colaborativo está disponível apenas para contas no plano Enterprise e, atualmente, está em fase beta.
2. Como sei se fui convidado a colaborar em um checklist?
Na Web, o checklist aparece na tela "Checklists aplicados" com uma tag verde "Compartilhado". No aplicativo, você encontra esses checklists no filtro "Compartilhados comigo".
3. Quantas pessoas podem preencher o mesmo checklist ao mesmo tempo?
Não há um limite fixo. Você pode adicionar quantos participantes forem necessários, desde que estejam vinculados ao checklist, departamento e unidade. O uso recomendado, no entanto, é de até 8 participantes simultâneos por checklist.
4. Quem pode compartilhar um checklist?
O compartilhamento de uma aplicação pode ser feito apenas pela pessoa que criou o checklist ou por administradores do sistema.
5. Quem pode remover um participante do compartilhamento?
Qualquer pessoa com acesso à janela "Compartilhar preenchimento" pode remover um participante, clicando no X ao lado do nome dele.
6. O que acontece quando outro participante conclui o checklist?
Assim que o checklist é concluído, os demais participantes são redirecionados para fora da aplicação automaticamente.
7. Consigo ver quem respondeu cada pergunta do checklist?
Sim. No relatório Web, cada pergunta exibe a informação "Respondido por", com o nome da pessoa e a data e hora da última resposta.
❓Tem dúvidas? Entre em contato com nosso time de suporte.