- O que são Checklists?
- Como criar um checklist?
- Configurando: Aba Dados Cadastrais
- Configurando: Aba Estrutura
- Configurando: Aba Usuários
- IMPORTANTE: É possível importar checklists?
- Edição de Checklists
- Exclusão de Checklists
Aprenda tudo sobre a criação e edição dos checklists e otimize ainda mais o seu processo!
O que são Checklists?
Checklist é o termo utilizado para um conjunto de itens ou perguntas que precisam ser respondidos ou avaliados durante uma auditoria ou inspeção, sejam estas internas ou externas.
Nesse sentido, as respostas obtidas por meio da aplicação de um checklist podem funcionar como indicadores da unidade na qual você está avaliando.
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Como criar um checklist?
Siga os passos a seguir e veja como é simples e intuitivo criar um checklist:
Passo 1: No menu lateral esquerdo do sistema, clique em Configurações e, depois, em Checklists.
Passo 2: Existem 4 maneiras de você criar um checklist: (1) Novo, (2) Criar checklist com IA, (3) Criar checklist do zero ou (4) Criar checklist a partir de um modelo.
Veja o que significa cada uma destas opções:
- (1) Novo: ao clicar neste botão, abrirá uma página com várias opções, incluindo Novo Checklist. Aqui é possível criar a sua avaliação com os itens e etapas que você precisa.
- (2) Criar checklist com IA: esta opção possibilita que você utilize inteligência artificial (IA) para gerar perguntas automaticamente. Basta dar um nome, digitar a área, selecionar um assunto e a quantidade de perguntas (máximo 250).
- (3) Criar checklist do zero: esta opção é similar à primeira (botão Novo) e possui a mesma finalidade.
- (4) Criar checklist a partir de um modelo: permite reaproveitar modelos de checklists existentes (ex: Indústria da Construção).
Configurando um checklist do zero: aba Dados Cadastrais
Caso você escolha criar um checklist do zero, o primeiro passo é preencher os Dados Cadastrais, disponível na primeira aba.
Aqui você irá nomear o seu checklist, selecionar um Assunto da lista suspensa ou inserir um novo. Estes campos são obrigatórios e facilitam a busca e filtragem posterior.
Finalize adicionando uma descrição do checklist (opcional) para apoiar os aplicadores. Após finalizar, deixe o checklist como ativo e clique em Salvar.
➕ Dica: Ainda na aba de Dados Cadastrais é possível configurar notificações por e-mail para unidades e usuários vinculados. Você também pode personalizar o assunto dos e-mails enviados ao concluir o checklist.
Configurando um checklist do zero: aba Estrutura
A aba Estrutura é onde você adicionará perguntas e complementos. É esta parte que será avaliada pelo usuário aplicador.
Passo 1: Para começar, clique em Adicionar área.
Escolha um nome para a área, uma descrição (opcional) e clique em Salvar.
Passo 2: Com a área criada, adicione os itens de avaliação clicando em Novo item.
Ao adicionar um item, configure os seguintes campos:
- Item: O que deve ser avaliado (Ex: "O chão está limpo?").
- Tipo: Define como o item será respondido. Existem 7 opções:
- Tipo Avaliativo: Respostas como Sim/Não, carinhas ou escala (incluindo N/A e Medalha). Permite definir peso.
- Tipo Texto: Campo de texto curto ou longo.
- Tipo Data: Seleção de data/valor.
- Tipo Cadastro: Opções como e-mail, placa, estado, etc.
- Tipo Numérico: Quantidade, decimal, monetário, porcentagem.
- Tipo Lista de Seleção: Lista personalizada (seleção única ou múltipla). Permite definir peso.
- Tipo Especial: Opção "sem opção", para uso apenas de complementos.
Complementos: Você pode definir quais recursos estarão disponíveis para o aplicador e quais deles serão de preenchimento obrigatório baseados na resposta selecionada.
- Comentário: Exige que o aplicador insira uma justificativa em texto.
- Plano de ação: Obriga a criação de um plano detalhado para tratar a não conformidade.
- Ação: Exige o registro simplificado de uma medida tomada.
- Anexos: Torna obrigatório o envio de evidências como fotos ou documentos.
- Assinatura: Garante a identificação do responsável pela resposta em itens críticos (disponível somente para o plano Enterprise).
Regra: Os complementos de Ação e Plano de Ação são excludentes. Isso significa que você deve optar por ativar apenas um deles (ou nenhum), mas nunca ambos simultaneamente no mesmo item.
Configurar complementos:
Configurar obrigatoriedade:
Nota sobre a disponibilidade: A disponibilidade dos itens para obrigatoriedade depende da ativação prévia dos complementos no item. Eles seguem o mesmo padrão visual: verde para habilitado/obrigatório e cinza para desabilitado/não obrigatório.
Após selecionar os complementos desejados e definir sua obrigatoriedade, clique em Salvar para aplicar as configurações ao item.
Configurando um checklist do zero: aba Usuários
Na aba Usuários, você vincula quem poderá ver ou aplicar este checklist. Habilite as caixas correspondentes aos usuários ou funções desejadas e clique em Salvar.
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É possível importar checklists?
Sim! Para otimizar a elaboração, você pode importar itens via planilha ou de outros checklists já existentes.
1. Importar via planilha: Na aba Estrutura, clique no ícone de importação e selecione "Importar via planilha".
Baixe o modelo em branco, preencha (recomendamos Excel ou Google Sheets) e carregue o arquivo de volta no sistema.
2. Importar de outro checklist: Selecione a opção "Importar de outro checklist", escolha a origem e marque os itens desejados.
É possível editar alguma informação de um checklist?
Sim! Na tela de listagem de checklists, passe o cursor do mouse sobre o checklist desejado e clique no ícone Editar (lápis).
Você poderá alterar dados cadastrais, estrutura e usuários. Lembre-se de salvar ao final.
É possível excluir um checklist?
Sim, mas primeiro é necessário Desativar o checklist. Clique nos três pontinhos ao lado do botão de editar e selecione "Desativar".
Após desativado, repita o processo para selecionar Excluir. O sistema solicitará um código de segurança para confirmar a exclusão permanente.
Perguntas Frequentes (FAQ)
1. Posso recuperar um checklist excluído?
Sim, entre em contato com nosso time de Suporte.
2. Posso importar perguntas de vários checklists diferentes?
Sim. Você pode usar a função "Importar de outro checklist" repetidas vezes, selecionando diferentes checklists de origem para compor a estrutura do seu novo formulário.
❓Tem dúvidas? Entre em contato com nosso time de suporte.