- Configurações Gerais do Sistema
- E-mail de Agendamento Criado
- E-mail de Agendamento Criado por Repetição
- E-mail de Agendamento Cancelado
- E-mail de Agendamento Aprovado
- E-mail de Agendamento Reprovado
- E-mail de Agendamento Excluído
- E-mail de Agendamento Aguardando Análise
- E-mail de Agendamentos Atrasados
- Limite de Registros nos E-mails
Este guia apresenta de forma clara e organizada todas as regras e configurações necessárias para o envio automático de e-mails relacionados aos agendamentos no sistema. Você encontrará as condições específicas para cada tipo de notificação e os locais de configuração.
Configurações Gerais do Sistema
Antes de configurar os e-mails específicos, é importante conhecer os locais principais de configuração no sistema:
Configurações Checklists:
Menu configurações > Checklists > Dados cadastrais > Notificação.
Configuração do checklist, aba Dados cadastrais, seção Notificação.
Menu configurações > Checklists > Dados cadastrais > Relatórios.
Configuração do checklist, aba Dados cadastrais, seção Relatórios.
Menu configurações > Checklists > Dados cadastrais > Agendamentos.
Configuração do checklist, aba Dados cadastrais, seção Agendamentos.
Menu configurações > Checklists > Usuários.
Configuração do checklist, aba Usuários.
Configurações Usuários:
Menu configurações > Usuários > Checklists.
Configuração do usuário, aba Checklists.
Menu configurações > Usuários > Notificações.
Configuração do usuário, aba Notificações.
Menu configurações > Usuários > Unidades.
Configuração do usuário, aba Unidades.
Configurações Unidades e Notificações:
Menu configurações > Unidades.
Tela de cadastro de unidades, acessada pelo menu Configurações > Unidades.
Menu configurações > Notificações.
Tela de notificações, acessada pelo menu Configurações > Notificações.
Dica importante: a lista de destinatários dos e-mails é sempre gerada através de uma combinação dessas configurações, levando em conta o usuário, o checklist e/ou a unidade envolvida.
E-mail de Agendamento Criado
Para quem é enviado: este e-mail é enviado automaticamente sempre que um novo agendamento é criado no sistema, para usuários e unidades ativos que atendam às configurações abaixo:
Unidade
- A unidade deve possuir um e-mail cadastrado.
- Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > Notificação > a opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" deve estar ativa.
Opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" na seção Notificação dos dados cadastrais do checklist.
Usuários
- Menu configurações > Checklist > aba Usuários: o usuário deve ter permissão do tipo "E-mail".
- Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar a permissão para receber notificações de agendamentos criados.
- Unidade: caso o usuário não possua permissões de administrador, ele deverá ter vínculo com a unidade do agendamento criado.
Importante: o checklist NÃO pode ter a opção "Agendamentos precisam ser aprovados?" habilitada.
Opção "Agendamentos precisam ser aprovados?" na configuração de agendamentos do checklist.
E-mail de Agendamento Criado por Repetição
Para quem é enviado: a notificação é enviada 1 vez por dia, na madrugada, para informar sobre novos agendamentos criados automaticamente por repetição. Ela vai para usuários e unidades ativos que atendam às configurações abaixo:
Unidade
- A unidade deve possuir um e-mail cadastrado.
- Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > Notificação > a opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" deve estar ativa.
Opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" na seção Notificação dos dados cadastrais do checklist.
Usuários
- Menu configurações > Checklist > aba Usuários: o usuário deve ter permissão do tipo "E-mail".
- Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar a permissão para receber notificações de agendamentos criados.
- Unidade: caso o usuário não possua permissões de administrador, ele deverá ter vínculo com a unidade do agendamento criado.
E-mail de Agendamento Cancelado
Para quem é enviado: a notificação é enviada quando um agendamento com status diferente de "concluído" é cancelado, para usuários e unidades ativos que atendam às configurações abaixo:
Unidade
- Unidade com e-mail cadastrado.
- Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > Notificação > a opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" deve estar ativa.
Usuários
- Menu configurações > Checklist > aba Usuários: o usuário deve ter permissão do tipo "E-mail".
- Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar a permissão para receber notificações de agendamentos "cancelados".
- Unidade: caso o usuário não possua permissões de administrador, ele deverá ter vínculo com a unidade do agendamento.
E-mail de Agendamento Aprovado
Para quem é enviado: a notificação é enviada quando um agendamento com status "em análise" é aprovado, para usuários ativos que atendam às configurações abaixo:
Configurações Gerais
- Menu configurações > Checklist > Agendamentos > opção "Agendamentos precisam ser aprovados?" habilitada.
Usuários
- Unidade: caso o usuário não possua permissões de administrador, ele deverá ter vínculo com a unidade do agendamento.
E-mail de Agendamento Reprovado
Para quem é enviado: a notificação é enviada quando um agendamento com status "em análise" é reprovado, para usuários e unidades ativos que atendam às configurações abaixo:
Configurações Gerais
- Menu configurações > Checklist > Agendamentos > opção "Agendamentos precisam ser aprovados?" habilitada.
Unidade
- Unidade com e-mail cadastrado.
- Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > Notificação > a opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" deve estar ativa.
Usuários
- Menu configurações > Checklist > aba Usuários: o usuário deve ter permissão do tipo "E-mail".
- Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar a permissão para receber notificações de agendamentos reprovados.
- Unidade: caso o usuário não possua permissões de administrador, ele deverá ter vínculo com a unidade do agendamento.
E-mail de Agendamento Excluído
Para quem é enviado: a notificação é enviada quando um agendamento com status diferente de "cancelado" ou "concluído" é excluído, para usuários e unidades ativos que atendam às configurações abaixo:
Unidade
- Unidade com e-mail cadastrado.
- Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > Notificação > a opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" deve estar ativa.
Usuários
- Menu configurações > Checklist > aba Usuários: o usuário deve ter permissão do tipo "E-mail".
- Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar a permissão para receber notificações de agendamentos excluídos.
- Unidade: caso o usuário não possua permissões de administrador, ele deverá ter vínculo com a unidade do agendamento.
E-mail de Agendamento Aguardando Análise
Para quem é enviado: a notificação é enviada quando agendamentos criados necessitam de aprovação, para usuários ativos que atendam às configurações abaixo:
Configurações Gerais
- Menu configurações > Checklist > Agendamentos > opção "Agendamentos precisam ser aprovados?" habilitada.
- Menu configurações > Tipo de Usuário > Permissões: permissão "aprova agendamento" ativa.
Usuários
- Menu configurações > Checklist > aba Usuários: o usuário deve ter permissão do tipo "E-mail".
- Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar a permissão para receber notificações de agendamentos "em análise".
- Unidade: caso o usuário não possua permissões de administrador, ele deverá ter vínculo com a unidade do agendamento.
E-mail de Agendamentos Atrasados
Para quem é enviado: a notificação é enviada quando agendamentos passam do prazo estabelecido, para usuários e unidades ativos que atendam às configurações abaixo:
Configurações Gerais
- Menu configurações > Configurações avançadas > Alertas: opção "Agendamento vencido, avisar depois do vencimento a cada" com valor maior que zero.
Unidades
- Unidade com e-mail cadastrado.
- Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > Notificação > a opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" deve estar ativa.
Usuários
- Unidade: caso o usuário não possua permissões de administrador, ele deverá ter vínculo com a unidade do agendamento.
- A notificação é enviada apenas para avaliações não concluídas.
Observação: o e-mail de agendamentos atrasados é enviado uma vez por dia, na madrugada.
Limite de Registros nos E-mails
Para otimizar o envio e a visualização dos e-mails de agendamentos atrasados, existe um limite de registros exibidos.
Regras do limite
- Máximo: 20 agendamentos por e-mail.
- Ordem: pelos agendamentos mais recentes.
- Informação: total geral de agendamentos atrasados (mesmo que exceda o limite).
- Botão: "Ver todos os agendamentos", para acessar a lista completa no sistema.
Exemplo de e-mail de agendamentos atrasados, com a lista limitada, o total geral de atrasados e o botão "Ver todos os agendamentos".
❓Tem dúvidas? Entre em contato com nosso time de suporte.