Este guia apresenta de forma clara e organizada todas as regras e configurações necessárias para o envio automático de e-mails relacionados aos agendamentos no sistema. Você encontrará as condições específicas para cada tipo de notificação e os locais de configuração.
- Configurações Gerais do Sistema
- E-mail de Agendamento Criado
- E-mail de Agendamento Criado por Repetição
- E-mail de Agendamento Cancelado
- E-mail de Agendamento Aprovado
- E-mail de Agendamento Reprovado
- E-mail de Agendamento Excluído
- E-mail de Agendamento Aguardando Análise
- E-mail de Agendamentos Atrasados
- Limite de Registros nos E-mails
Configurações Gerais do Sistema
Antes de configurar os e-mails específicos, é importante conhecer os locais principais de configuração no sistema:
Configuração Checklists:
Menu configurações > Checklists > Dados cadastrais > Notificação.
Menu configurações > Checklists > Dados cadastrais > Relatórios.
Menu configurações > Checklists > Dados cadastrais > Agendamentos.
Menu configurações > Checklists > Usuários.
Configurações Usuários:
Menu configurações > Usuários > Checklists.
Menu configurações > Usuários > Notificações.
Menu configurações > Usuários > Unidades.
Configurações Unidades e Notificações:
Menu configurações > Unidades.
Menu configurações > Notificações.
Dica Importante: A lista de destinatários dos e-mails é sempre gerada através de uma combinação dessas configurações, levando em conta o usuário, o checklist e/ou a unidade envolvida.
E-mail de Agendamento Criado
Para quem é enviado: Este e-mail é enviado automaticamente sempre que um novo agendamento é criado no sistema para usuários e unidades ativos que atendam as configurações abaixo:
Unidade
- A unidade deve possuir um e-mail cadastrado.
- Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > notificação > a opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" estiver ativa.
Usuários
- Menu configurações > Checklist > aba Usuários: usuário deve ter permissão tipo "E-mail".
- Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar permissão para receber notificações de agendamentos criados.
- Unidade: Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com unidade do agendamento criado.
Importante: O checklist NÃO pode ter a opção "Agendamentos precisam ser aprovados?" habilitada.
E-mail de Agendamento Criado por Repetição
Para quem é enviado: A notificação é enviada 1 vez por dia na madrugada para informar sobre novos agendamentos criados automaticamente por repetição para usuários e unidades ativos que atendam as seguintes configurações:
Unidade
- A unidade deve possuir um e-mail cadastrado.
- Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > notificação > a opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" estiver ativa.
Usuários
- Menu configurações > Checklist > aba Usuários: usuário deve ter permissão tipo "E-mail".
- Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar permissão para receber notificações de agendamentos criados.
- Unidade: Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com unidade do agendamento criado.
E-mail de Agendamento Cancelado
Para quem é enviado: A notificação é enviada quando um agendamento com status diferente de "concluído" é cancelado para usuários e unidades ativos que atendam as configurações abaixo:
Unidade
- Unidade com e-mail cadastrado.
- Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > notificação > a opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" estiver ativa.
Usuários
- Menu configurações > Checklist > aba Usuários: usuário deve ter permissão tipo "E-mail".
- Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar permissão para receber notificações de agendamentos "cancelados".
- Unidade: Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com unidade do agendamento criado.
E-mail de Agendamento Aprovado
Para quem é enviado: A notificação é enviada para usuários ativos quando um agendamento com status de "em análise" é aprovado que atendam as configurações abaixo:
Configurações Gerais
- Menu configurações > Checklist > Agendamentos > opção "Agendamentos precisam ser aprovados?" habilitada.
Usuários
- Unidade: Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com unidade do agendamento criado.
E-mail de Agendamento Reprovado
Para quem é enviado: A notificação enviada usuários e unidades ativos quando um agendamento em status "em análise" é reprovado, que atendam as configurações abaixo:
Configurações Gerais
- Menu configurações > Checklist > Agendamentos > opção "Agendamentos precisam ser aprovados?" habilitada.
Unidade
- Unidade com e-mail cadastrado.
- Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > notificação > a opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" estiver ativa.
Usuários
- Menu configurações > Checklist > aba Usuários: usuário deve ter permissão tipo "E-mail".
- Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar permissão para receber notificações de agendamentos reprovados.
- Unidade: Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com unidade do agendamento criado.
E-mail de Agendamento Excluído
Para quem é enviado: A notificação é enviada para usuários e unidades ativos quando um agendamento com status diferente de "cancelado" ou "concluído" é excluído, que atende as configurações abaixo:
Unidade
- Unidade com e-mail cadastrado.
- Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > notificação > a opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" estiver ativa.
Usuários
- Menu configurações > Checklist > aba Usuários: usuário deve ter permissão tipo "E-mail".
- Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar permissão para receber notificações de agendamentos excluídos.
- Unidade: Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com unidade do agendamento criado.
E-mail de Agendamento Aguardando Análise
Para quem é enviado: A notificação é enviada para usuários ativos quando agendamentos criados necessitam de aprovação, que atendam as configuraçoes abaixo:
Configurações Gerais
- Menu configurações > Checklist > Agendamentos > opção "Agendamentos precisam ser aprovados?" habilitada.
- Menu configurações > Tipo de Usuário > Permissões: permissão "aprova agendamento" ativa.
Usuários
- Menu configurações > Checklist > aba Usuários: usuário deve ter permissão tipo "E-mail".
- Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar permissão para receber notificações de agendamentos "em análise".
- Unidade: Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com unidade do agendamento criado.
E-mail de Agendamentos Atrasados
Para quem é enviado: A notificação é enviada para usuários e unidades ativas quando agendamentos passam do prazo estabelecido que atendam as configurações abaixo:
Configurações Gerais
- Menu configurações > configurações avançadas > Alertas: opção "Agendamento vencido, avisar depois do vencimento a cada" maior que zero.
Unidades
- Unidade com e-mail cadastrado.
- Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > notificação > a opção "Unidade recebe cópia dos e-mails de agendamentos?" estiver ativa.
Usuários
- Unidade: Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com unidade do agendamento criado.
- A Notificação é enviada apenas para avaliações não concluídas.
Observação: O e-mail é enviado uma vez por dia na madrugada
Limite de Registros nos E-mails
Para otimizar o envio e visualização dos e-mails de agendamentos atrasados, existe um limite de registros exibidos.
Regras do Limite
- Máximo: 20 agendamentos por e-mail
- Ordem: pelos agendamentos mais recentes
- Informação: total geral de agendamentos atrasados (mesmo que exceda o limite)
- Botão: "Ver todos os agendamentos" para acessar a lista completa no sistema.
❓Tem dúvidas? Entre em contato com nosso time de suporte.