Regras de envio de e-mails e alertas de Plano de Ação

Esta documentação centraliza todas as informações sobre como funcionam os e-mails automáticos dos planos de ação no sistema Checklist Fácil. O objetivo é esclarecer dúvidas e reduzir tickets de suporte relacionados ao tema.

• Conceitos Básicos
• Locais de configuração no sistema 
• Definição de Idioma
• Plano de Ação Aguardando Preenchimento
• Plano de Ação com Preenchimento em Análise
• Plano de Ação Aprovado/Reprovado
• Plano de Ação Criado
• Solução Cadastrada
• Solução aprovada/reprovada
• Plano de ação prorrogado
• Alteração de Usuário Responsável
• Plano de ação cancelado
• Plano de ação concluído
• Alerta de plano de Ação Pendente (Antes do Vencimento)
• Alerta plano de Ação Vencido
• Alerta planos de Ação Pendentes de Aprovação

Conceitos Básicos

Antes de entender as regras de envio, é importante conhecer os conceitos utilizados nesta documentação:

Plano de Ação (PA)

Documento criado a partir de itens não conformes em checklists, que define ações corretivas necessárias.

Unidade

Localização física ou organizacional onde o checklist foi aplicado.

Responsável

Usuário ou departamento designado para executar o plano de ação.

Locais de configuração no sistema 

Para configurar adequadamente os envios de e-mail, você precisará acessar os seguintes locais no sistema:

Configurações de Checklists

Menu configurações > Checklists >  aba Usuários.

Configurações de Usuários

Menu configurações > Usuários > aba Checklists.

Menu configurações > Usuários > Notificações.

Configurações de Permissões

Menu configurações > Tipo de usuários > aba "Permissões".

Configurações de Alertas

Menu configurações > Configuraçoes Avançadas> aba "Alertas".

Definição de Idioma

O idioma dos e-mails é determinado automaticamente:

• Usuários cadastrados: Idioma configurado no perfil do usuário.
• Não usuários: Idioma configurado para a empresa.

Plano de Ação Aguardando Preenchimento

Para quem é enviado: Para unidades e responsáveis ativos.

Quando é enviado: A notificação é enviada após a criação do plano de ação, que atendam as seguintes configurações:

Configurações gerais

• Na configuração do checklist: aba estrutura > item onde é gerado o plano de ação > a opção "Responsável preenche plano de ação após conclusão do checklist" de estar ativa.

Unidade

• A unidade deve possuir um e-mail cadastrado.
• Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > notificação > a opção "Unidade recebe e-mail deste checklist" estiver ativa.

Usuário Responsável

• Menu configurações > Checklist > aba Usuários: usuário deve ter permissão tipo "E-mail".
• Unidade: Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com unidade onde foi gerado o plano de ação
• Departamento(quando aplicável): Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com o departamento onde foi gerado o plano de ação.
• Menu configurações > Tipos de usuários  > Permissões: usuário deve ter permissão tipo "Preenche como responsável"

Observação: Administradores não recebem este e-mail quando o responsável for um departamento.

Plano de Ação com Preenchimento em Análise

Para quem é enviado: A notificação é enviada para usuários aprovadores ativos.

Quando é enviado: A notificação é enviada quando um plano de ação necessita de aprovação, que atendam as seguintes configurações:

Usuários aprovadores

• Menu configurações > Checklist > aba Usuários: usuário deve ter permissão tipo "E-mail".
• Unidade: Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com unidade onde foi gerado o plano de ação
• Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar permissão para receber notificações de Preenchimento em análise.
• Menu configurações > Tipos de usuários  > Permissões: usuário deve ter permissão tipo "Aprova planos de ação preenchidos pelo responsável".

Plano de Ação Aprovado/Reprovado

Para quem é enviado: A notificação apenas para o usuário que realizou o preenchimento do plano de ação.

Quando é enviado: A notificação é enviada após a análise do preenchimento.

Plano de Ação Criado

Para quem é enviado: A notificação é enviada para unidades e responsáveis ativos e e-mails colocados em cópia.

Quando é enviado: A notificação é enviada quando o plano de ação é preenchido pelo responsável após conclusão do checklist e quando não há necessidade de análise, que atendam as seguintes configurações:

Unidade

• A unidade deve possuir um e-mail cadastrado.
• Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > notificação > a opção "Unidade recebe e-mail deste checklist" estiver ativa.

Usuários responsáveis

• Menu configurações > Checklist > aba Usuários: usuário deve ter permissão tipo "E-mail".
• Unidade: Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com unidade onde foi gerado o plano de ação.
  
  

Solução Cadastrada

Para quem é enviado: A notificação é enviada para usuários ativos.

Quando é enviado: A notificação é enviada automaticamente após cadastro de solução, que atendam as seguintes configurações:

Usuários

• Menu configurações > Checklist > aba Usuários: usuário deve ter permissão tipo "E-mail".
• Unidade: Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com unidade onde foi gerado o plano de ação
• Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar permissão para receber notificações de "Solução em análise".
• Menu configurações > Tipos de usuários  > Permissões: usuário deve ter permissão tipo "Aprova/recusa solução" quando a solução for obrigatória.
• Menu configurações > Tipos de usuários  > Permissões: usuário deve ter permissão tipo "Conclui plano de ação" quando a solução não for obrigatória.

Para quem é enviado: A notificação é enviada para unidades e usuários ativos e e-mails colocados em cópia.

Quando é enviado: A notificação é enviada automaticamente quando um plano de ação é aprovado ou reprovado, que atendam as seguintes configurações:

Unidade

• A unidade deve possuir um e-mail cadastrado.
• Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > notificação > a opção "Unidade recebe e-mail deste checklist" estiver ativa.

Usuários

• Menu configurações > Checklist > aba Usuários: usuário deve ter permissão tipo "E-mail".
• Unidade: Caso o usuário não possuir permissões de administrador, ele deverá possuir vínculo com unidade onde foi gerado o plano de ação.
• Menu configurações > Usuário > aba Notificações: ativar permissão para receber notificações de "Solução aprovada/reprovada".
  
  

Para quem é enviado: A notificação é enviada para unidades, usuários ativos e e-mails colocados em cópia.

Quando é enviado: A notificação é enviada diariamente ás 6:00 UTC de forma automática quando um plano de ação está pendente de aprovação, que atendam as seguintes configurações:

Unidade

• A unidade deve possuir um e-mail cadastrado.
• Na configuração do checklist: Dados Cadastrais > notificação > a opção "Unidade recebe e-mail deste checklist" estiver ativa.

Usuários

•  O usuário deverá ser o responsável direto pelo plano de ação.

Observação: Quando um tipo de usuário ou departamento for o responsável pelo plano de ação todos os usuários vinculados receberão o alerta.
Quando um departamento for responsável, administradores não são notificados.